Kai turite daug duomenų, gali būti labai sunku, jei darbaknygėje jie nėra tinkamai surūšiuoti. Išmokite įvairių metodų, kaip rūšiuoti duomenis programoje „Excel“, kad taptumėte produktyvesni ir skaičiuokles būtų lengviau tvarkyti.
Šiame straipsnyje pateiktos instrukcijos taikomos Excel 2019, 2016, 2013, 2010; „Excel“, skirta „Microsoft 365“, „Excel Online“ir „Excel“, skirta „Mac“.
Pasirinkite rūšiuojamus duomenis
Prieš rūšiuojant duomenis, „Excel“turi žinoti tikslų diapazoną, kurį reikia rūšiuoti. „Excel“pasirinks susijusių duomenų sritis, jei duomenys atitiks šias sąlygas:
- Susijusių duomenų srityje nėra tuščių eilučių ar stulpelių.
- Tuščios eilutės ir stulpeliai yra tarp susijusių duomenų sričių.
„Excel“nustato, ar duomenų srityje yra laukų pavadinimai, ir išbraukia eilutę iš rūšiuojamų įrašų. Gali būti rizikinga leisti programai „Excel“pasirinkti rūšiuojamą diapazoną, ypač esant dideliam duomenų kiekiui, kurį sunku patikrinti.
Kad įsitikintumėte, jog pasirinkti teisingi duomenys, prieš pradėdami rūšiuoti pažymėkite diapazoną. Jei tas pats diapazonas bus rūšiuojamas pakartotinai, geriausias būdas yra suteikti jam pavadinimą.
Rūšiavimo raktas ir rūšiavimo tvarka programoje Excel
Rūšiuojant reikia naudoti rūšiavimo klavišą ir rūšiavimo tvarką. Rūšiavimo raktas yra duomenys stulpelyje arba stulpeliuose, kuriuos norite rūšiuoti, ir yra identifikuojami pagal stulpelio antraštę arba lauko pavadinimą. Toliau pateiktame paveikslėlyje galimi rūšiavimo klavišai yra studento ID, vardas, amžius, programa ir pradžios mėnuo.
Greitai rūšiuokite duomenis
Norėdami greitai rūšiuoti, pasirinkite vieną langelį stulpelyje, kuriame yra rūšiavimo raktas. Tada pasirinkite, kaip norite rūšiuoti duomenis. Štai kaip:
- Pasirinkite langelį stulpelyje, kuriame yra rūšiavimo raktas.
- Pasirinkite Pagrindinis.
- Pasirinkite Rūšiuoti ir filtruoti, kad atidarytumėte rūšiavimo parinkčių išskleidžiamąjį meniu.
- Pasirinkite, kaip norite rūšiuoti duomenis. Pasirinkite didėjimo arba mažėjimo tvarką.
Kai naudojate Rūšiuoti ir filtruoti, rūšiavimo tvarkos parinktys išskleidžiamajame sąraše keičiasi priklausomai nuo pasirinkto diapazono duomenų tipo. Tekstiniams duomenims parinktys yra Rūšiuoti nuo A iki Z ir Rūšiuoti nuo Z iki A. Skaitmeniniams duomenims parinktys yra Rūšiuoti nuo mažiausio iki didžiausio ir Rūšiuoti nuo didžiausio iki mažiausio.
Rūšiuoti kelis duomenų stulpelius programoje „Excel“
Be greito rūšiavimo pagal vieną duomenų stulpelį, „Excel“tinkinto rūšiavimo funkcija leidžia rūšiuoti pagal kelis stulpelius, apibrėžiant kelis rūšiavimo raktus. Rūšiuojant iš kelių stulpelių, rūšiavimo klavišai identifikuojami pasirinkus stulpelių antraštes dialogo lange Rūšiuoti.
Kaip ir greitojo rūšiavimo atveju, rūšiavimo klavišai apibrėžiami identifikuojant stulpelių antraštes arba laukų pavadinimus lentelėje, kurioje yra rūšiavimo raktas.
Rūšiuoti pagal kelis stulpelius, pavyzdys
Toliau pateiktame pavyzdyje A2–E12 diapazono duomenys surūšiuoti pagal dvi duomenų stulpelius. Duomenys pirmiausia rūšiuojami pagal pavadinimą, o tada pagal amžių.
Norėdami rūšiuoti kelis duomenų stulpelius:
- Paryškinkite rūšiuojamų langelių diapazoną. Šiame pavyzdyje yra pasirinkti langeliai A2–E12.
- Pasirinkite Pagrindinis.
- Pasirinkite Rūšiuoti ir filtruoti, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą.
- Pasirinkite Custom Sort, kad atidarytumėte dialogo langą Rūšiuoti.
- Pažymėkite varnelę šalia Mano duomenyse yra antraštės.
- Stulpelio antraštėje pasirinkite Rūšiuoti pagal ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Pavadinimas, kad pirmiausia rūšiuotumėte duomenis pagal stulpelį Pavadinimas.
- Antraštėje Rūšiuoti palikite nustatymą kaip Ląstelių reikšmės. Rūšiavimas pagrįstas faktiniais lentelės duomenimis.
- Po užsakymo antrašte pasirinkite rodyklę žemyn ir pasirinkite Z iki A, kad rūšiuotumėte pavadinimo duomenis mažėjančia tvarka.
- Pasirinkite Add Level, kad pridėtumėte antrą rūšiavimo parinktį.
- Stulpelio antraštėje pasirinkite Tada rodykle žemyn ir pasirinkite Age, jei norite rūšiuoti įrašus su pasikartojančiais pavadinimais pagal stulpelį Amžius.
- Skiltyje „Užsakymas“išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Nuo didžiausio iki mažiausio, kad surūšiuotumėte amžiaus duomenis mažėjančia tvarka.
- Pasirinkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą ir surūšiuotumėte duomenis.
Apibrėžus antrąjį rūšiavimo raktą, kaip parodyta toliau pateiktame pavyzdyje, du įrašai su identiškomis lauko Vardo reikšmėmis surūšiuojami mažėjančia tvarka naudojant lauką Amžius. Tai lemia studento Wilsono J. rekordą., 21 m., nepasiekęs Wilsono P. rekordo, 19 metų.
Pirmoji eilutė: stulpelių antraštės arba duomenys
Aukščiau pateiktame pavyzdyje rūšiavimui pasirinktas duomenų diapazonas apėmė stulpelių antraštes virš pirmosios duomenų eilutės. Šioje eilutėje yra duomenys, kurie skiriasi nuo tolesnių eilučių duomenų. „Excel“nustatė, kad pirmoje eilutėje yra stulpelių antraštės, ir pakoregavo galimas parinktis dialogo lange Rūšiuoti, kad jas būtų įtraukta.
„Excel“naudoja formatavimą, kad nustatytų, ar eilutėje yra stulpelių antraštės. Anksčiau pateiktame pavyzdyje stulpelių antraštės skiriasi nuo kitų eilučių duomenų šrifto.
Jei pirmoje eilutėje nėra antraščių, „Excel“naudoja stulpelio raidę (pvz., D stulpelį arba E stulpelį) kaip pasirinkimus dialogo lango Rūšiuoti parinkties Stulpelis.
„Excel“naudoja šį skirtumą, kad nustatytų, ar pirmoji eilutė yra antraštės eilutė. Jei Excel padaro klaidą, dialogo lange Rūšiuoti yra žymimasis laukelis Mano duomenys turi antraštes, kuris nepaiso šio automatinio pasirinkimo.
Rūšiuoti duomenis pagal datą arba laiką programoje „Excel“
Be teksto duomenų rūšiavimo abėcėlės tvarka arba skaičių nuo didžiausio iki mažiausio, „Excel“rūšiavimo parinktys apima datos verčių rūšiavimą. Galimi rūšiavimo užsakymai pagal datas:
- Didėjimo tvarka: nuo seniausių iki naujausių.
- Mažėjimo tvarka: nuo naujausio iki seniausio.
Greitasis rūšiavimas ir rūšiavimo dialogo langas
Datos ir laikai, kurie suformatuoti kaip skaičių duomenys, pvz., skolinimosi data aukščiau pateiktame pavyzdyje, naudokite greitojo rūšiavimo metodą, norėdami rūšiuoti viename stulpelyje. Jei norite rūšiuoti kelis datos ar laiko stulpelius, naudokite dialogo langą Rūšiuoti taip pat, kaip rūšiuodami kelis skaičių arba teksto duomenų stulpelius.
Rūšiuoti pagal datos pavyzdį
Norėdami greitai rūšiuoti pagal datą didėjančia tvarka, nuo seniausio iki naujausio:
- Paryškinkite rūšiuojamų langelių diapazoną. Norėdami vadovautis anksčiau pateiktu pavyzdžiu, pažymėkite langelius nuo G2 iki K7.
- Pasirinkite Pagrindinis.
- Pasirinkite Rūšiuoti ir filtruoti, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą.
- Pasirinkite Custom Sort, kad atidarytumėte dialogo langą Rūšiuoti.
- Stulpelio antraštėje pasirinkite Rūšiuoti pagal ir pasirinkite Paskolintas, kad pirmiausia surūšiuotumėte duomenis pagal skolinimosi datą.
- Antraštėje Rūšiuoti pasirinkite Ląstelių reikšmės. Rūšiavimas pagrįstas faktiniais lentelės duomenimis.
- Rūšiavimo tvarkos antraštėje išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Nuo seniausių iki naujausių.
- Dialogo lange pasirinkite OK, kad uždarytumėte dialogo langą ir surūšiuotumėte duomenis.
Jei rūšiavimo pagal datą rezultatai nepasirodo, kaip tikėtasi, stulpelyje, kuriame yra rūšiavimo raktas, gali būti datos arba laikai, saugomi kaip tekstiniai duomenys, o ne kaip skaičiai (datos ir laikai yra tik suformatuoti skaičių duomenys).
Mišrūs duomenys ir greitas rūšiavimas
Naudojant greitojo rūšiavimo metodą, jei įrašai, kuriuose yra teksto ir skaičių duomenų, sumaišomi, programa „Excel“skaičių ir teksto duomenis rūšiuoja atskirai, įrašus su tekstiniais duomenimis įdėjus surūšiuoto sąrašo apačioje.
„Excel“taip pat gali įtraukti stulpelių antraštes į rūšiavimo rezultatus, interpretuodama jas kaip tik kitą teksto duomenų eilutę, o ne kaip duomenų lentelės laukų pavadinimus.
Įspėjimas apie galimą rūšiavimą
Jei naudojamas dialogo langas Rūšiuoti, net ir rūšiuojant viename stulpelyje, „Excel“gali parodyti pranešimą, įspėjantį, kad ji aptiko teksto formatu saugomus duomenis ir suteikia galimybę pasirinkti:
- Rūšiuokite viską, kas atrodo kaip skaičius, kaip skaičių.
- Rūšiuokite skaičius ir skaičius, saugomus kaip tekstas atskirai.
Jei pasirinksite pirmąją parinktį, „Excel“bandys įdėti tekstinius duomenis į tinkamą rūšiavimo rezultatų vietą. Pasirinkite antrąją parinktį ir „Excel“įrašus su tekstiniais duomenimis patalpins rūšiavimo rezultatų apačioje, kaip ir greitojo rūšiavimo atveju.
Rūšiuoti duomenis pagal savaitės dienas arba mėnesius programoje „Excel“
Duomenis taip pat galite rūšiuoti pagal savaitės dienas arba metų mėnesius, naudodami tą patį integruotą tinkintą sąrašą, kurį „Excel“naudoja dienoms ar mėnesiams įtraukti į darbalapį naudodami užpildymo rankenėlę. Šiuose sąrašuose galima rūšiuoti pagal dienas ar mėnesius chronologiškai, o ne abėcėlės tvarka.
Kaip ir kitose rūšiavimo parinktyse, rūšiavimo vertės pagal pasirinktinį sąrašą gali būti rodomos didėjančia (nuo sekmadienio iki šeštadienio arba nuo sausio iki gruodžio) arba mažėjančia tvarka (nuo šeštadienio iki sekmadienio arba nuo gruodžio iki sausio).
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje buvo atlikti šie veiksmai, siekiant surūšiuoti duomenų pavyzdį intervale A2–E12 pagal metų mėnesius:
- Paryškinkite rūšiuojamų langelių diapazoną.
- Pasirinkite Pagrindinis.
- Pasirinkite Rūšiuoti ir filtruoti, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą.
- Pasirinkite Custom Sort, kad atidarytumėte dialogo langą Rūšiuoti.
- Stulpelio antraštėje išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Mėnesio pradžia, kad surūšiuotumėte duomenis pagal metų mėnesius.
- Skiltyje Rūšiuoti pagal antraštę pasirinkite Ląstelių reikšmės. Rūšiavimas pagrįstas faktiniais lentelės duomenimis.
- Po užsakymo antrašte pasirinkite rodyklę žemyn šalia numatytosios parinkties A iki Z, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu.
- Pasirinkite Pasirinktinis sąrašas, kad atidarytumėte dialogo langą pasirinktiniai sąrašai.
- Kairiajame dialogo lango lange pasirinkite Sausio, vasario, kovo, balandžio mėn..
- Pasirinkite OK, kad patvirtintumėte pasirinkimą ir grįžtumėte į dialogo langą Rūšiuoti.
- Pasirinktas sąrašas (sausis, vasaris, kovas, balandis) rodomas užsakymo antraštėje.
- Pasirinkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą ir rūšiuotumėte duomenis pagal metų mėnesius.
Pagal numatytuosius nustatymus pasirinktiniai sąrašai dialogo lange Pasirinktiniai sąrašai rodomi tik didėjančia tvarka. Norėdami rūšiuoti duomenis mažėjančia tvarka, naudodami pasirinktinį sąrašą, pasirinkę norimą sąrašą, kad jis būtų rodomas po antrašte Užsakymas dialogo lange Rūšiuoti:
- Pasirinkite rodyklę žemyn šalia rodomo sąrašo, pvz., Sausio, vasario, kovo, balandžio mėn., kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu.
- Meniu pasirinkite tinkinto sąrašo parinktį, kuri rodoma mažėjančia tvarka, pvz., gruodis, lapkritis, spalis, rugsėjis.
- Spustelėkite Gerai, kad rūšiuotumėte duomenis mažėjančia tvarka naudodami pasirinktinį sąrašą.
Rūšiuoti pagal eilutes, kad pertvarkytumėte stulpelius programoje „Excel“
Kaip parodyta naudojant ankstesnes rūšiavimo parinktis, duomenys paprastai rūšiuojami naudojant stulpelių antraštes arba laukų pavadinimus. Rezultatas yra ištisų eilučių arba duomenų įrašų išdėstymas. Mažiau žinoma ir todėl mažiau naudojama rūšiavimo parinktis programoje „Excel“yra rūšiuoti pagal eilutes, todėl darbalapyje stulpelių tvarka keičiama iš kairės į dešinę.
Viena iš rūšiavimo pagal eilutes priežasčių yra suderinti stulpelių tvarką tarp skirtingų duomenų lentelių. Kai stulpeliai yra ta pačia tvarka iš kairės į dešinę, lengviau palyginti įrašus arba kopijuoti ir perkelti duomenis iš vienos lentelės į kitą.
Tinkinkite stulpelių tvarką
Tačiau labai retai stulpelių išdėstymas teisinga tvarka yra nesudėtinga užduotis dėl reikšmių rūšiavimo didėjimo ir mažėjimo tvarka parinkčių apribojimų. Paprastai reikia naudoti pasirinktinę rūšiavimo tvarką, o „Excel“apima rūšiavimo pagal langelio ar šrifto spalvą arba sąlyginio formatavimo piktogramas parinktis.
Lengviausias būdas „Excel“nurodyti stulpelių tvarką – pridėti eilutę virš arba po duomenų lentele su skaičiais, rodančiais stulpelių tvarką iš kairės į dešinę. Tada rūšiavimas pagal eilutes tampa paprastas stulpelių rūšiavimas nuo mažiausių iki didžiausių pagal eilutę, kurioje yra skaičiai.
Kai rūšiavimas baigtas, pridėtą skaičių eilutę galima lengvai ištrinti.
Rūšiuoti pagal eilutes Pavyzdys
Duomenų pavyzdyje, naudojamoje šios serijos „Excel“rūšiavimo parinktyse, stulpelis Studento ID visada buvo pirmas kairėje, po to – Vardas ir Amžius.
Šiuo atveju, kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, prie stulpelių buvo pridėti skaičiai, kad darbalapis būtų paruoštas pertvarkyti stulpelius taip, kad stulpelis Programa būtų pirmas kairėje, po to būtų Mėnesio pradžia, Vardas, Amžius, ir studento ID.
Štai kaip pakeisti stulpelių tvarką:
- Įterpkite tuščią eilutę virš eilutės, kurioje yra laukų pavadinimai.
- Šioje naujoje eilutėje įveskite šiuos skaičius iš kairės į dešinę, pradedant A stulpeliu: 5, 3, 4, 1, 2.
- Paryškinkite rūšiuojamą diapazoną. Šiame pavyzdyje paryškinkite nuo A2 iki E13.
- Pasirinkite Pagrindinis.
- Pasirinkite Rūšiuoti ir filtruoti, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį sąrašą.
- Pasirinkite Custom Sort, kad atidarytumėte dialogo langą Rūšiuoti.
- Pasirinkite Options, kad atidarytumėte dialogo langą Rūšiavimo parinktys.
- Skiltyje Orientacija pasirinkite Rūšiuoti iš kairės į dešinę, kad darbalapyje rūšiuotumėte stulpelių tvarką iš kairės į dešinę.
- Pasirinkite OK, kad uždarytumėte dialogo langą Rūšiavimo parinktys.
- Pakeitus orientaciją, stulpelio antraštė dialogo lange Rūšiuoti pasikeičia į Eilutę.
- Pasirinkite Rūšiuoti pagal rodyklę žemyn ir pasirinkite 2 eilutė. Tai eilutė, kurioje yra pasirinktiniai skaičiai.
- Skiltyje Rūšiuoti pagal antraštę pasirinkite Ląstelių reikšmės.
- Skiltyje „Užsakymas“išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Mažiausias iki Didžiausias, kad 2 eilutės skaičiai būtų rūšiuojami didėjančia tvarka.
- Pasirinkite OK, kad uždarytumėte dialogo langą ir rūšiuotumėte stulpelius iš kairės į dešinę pagal skaičius 2 eilutėje.
- Stulpelių tvarka prasideda Programa, po kurios nurodoma mėnesio pradžia, vardas, pavardė, amžius ir mokinio ID.
Naudokite „Excel“tinkintas rūšiavimo parinktis, kad pakeistumėte stulpelių tvarką
Nors pasirinktiniai rūšiavimo būdai galimi Excel dialogo lange Rūšiuoti, šias parinktis nėra lengva naudoti, kai reikia pertvarkyti stulpelius darbalapyje. Dialogo lange Rūšiuoti pateikiamos tinkintos rūšiavimo tvarkos kūrimo parinktys yra rūšiuoti duomenis pagal langelio spalvą, šrifto spalvą ir piktogramą.
Jei kiekvienam stulpeliui jau nebuvo pritaikytas unikalus formatavimas, pvz., skirtingos šrifto arba langelio spalvos, tą formatavimą reikia pridėti prie atskirų langelių toje pačioje eilutėje, kad kiekvienas stulpelis būtų pertvarkytas.
Pavyzdžiui, jei norite naudoti šrifto spalvą stulpelių išdėstymui:
- Pasirinkite kiekvieno lauko pavadinimą ir pakeiskite kiekvieno šrifto spalvą. Pavyzdžiui, pakeiskite programą į raudoną, mėnesio pradžią į žalią, pavadinimą į mėlyną, amžių į oranžinę ir studento ID į violetinę.
- Dialogo lange Rūšiuoti pasirinkite Rūšiuoti pagal ir pasirinkite 2 eilutė.
- Skiltyje Rūšiuoti pagal antraštę pasirinkite Šrifto spalva.
- Skiltyje Užsakymas rankiniu būdu nustatykite laukų pavadinimų spalvų tvarką, kad ji atitiktų norimą stulpelių tvarką.
- Surūšiuodami iš naujo nustatykite kiekvieno lauko pavadinimo šrifto spalvą.
