Kai programoje Outlook suplanuojate susitikimą su kitu asmeniu ar žmonių grupe, jie gauna kvietimo el. laišką su išsamia susitikimo informacija. Iš šio el. laiško jie gali priimti arba atmesti kvietimą susitikti. „Outlook“prideda susitikimą prie „Outlook“kalendoriaus, stebi dalyvių atsakymus ir siunčia priminimą prieš prasidedant susitikimui.
Šiame straipsnyje pateiktos instrukcijos taikomos Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 ir Outlook 2013.
Kaip išsiųsti kalendoriaus kvietimą programoje Outlook
Štai kaip suplanuoti susitikimą programoje Outlook:
-
Pasirinkite Pagrindinis tab.
Image -
Pasirinkite Nauji elementai > Susitikimas.
Arba paspauskite Ctrl+Shift+Q.
Image -
Kvietimo į susitikimą teksto laukelyje Title įveskite susitikimo aprašymą.
Image -
Teksto laukelyje Required įveskite kiekvieno dalyvio, kuris turi dalyvauti susitikime, el. pašto adresus. Programose Outlook 2016 ir 2013 įveskite el. pašto adresus To teksto laukelyje.
Jei norite pasirinkti kontaktus iš adresų knygos, pasirinkite Required, Pasirenkama arba To.
Image -
Teksto laukelyje Neprivaloma įveskite žmonių, kurių norėtumėte dalyvauti susitikime, el. pašto adresus, bet nereikalaukite, kad jie tai padarytų.
Image -
Pasirinkite susitikimo pradžios ir pabaigos laiką.
Image -
Jei norite užblokuoti visą dieną kalendoriuje susitikimui, pasirinkite Visa diena.
Image -
Teksto laukelyje Vieta įveskite vietą, kurioje vykstate susitikimas.
Image -
Srityje Message įveskite kitą informaciją, kurią jūsų dalyviai turės žinoti prieš susitikimą, ir pridėkite failus, kuriuos norite peržiūrėti.
Jei norite pridėti failą prie kvietimo į susitikimą, pasirinkite skirtuką Įterpti, tada pasirinkite Pridėti failą. Norėdami pridėti nuorodą į dokumentą savo OneDrive, pasirinkite Link išskleidžiamąją rodyklę.
Image -
Pagal numatytuosius nustatymus, kai siunčiate kvietimą į susitikimą programoje „Outlook“, jame pateikiamas prašymas atsakyti ir gavėjui suteikiama galimybė pasiūlyti naują susitikimo laiką. Norėdami pakeisti šias parinktis, pasirinkite skirtuką Susitikimas, tada pasirinkite Response Options
Image -
Pasirinkite Siųsti.
Jei pasikeis jūsų tvarkaraštis arba jei dalyviai turi planuoti kitus planus, atšaukite susitikimą arba suplanuokite jį iš naujo.
Image
Kaip surengti pasikartojantį susitikimą
„Outlook“taip pat leidžia nustatyti pasikartojančius susitikimus. Naudokite šią parinktį susibūrimams, kuriuos planuojate kartoti kas savaitę, mėnesį ar kitu laikotarpiu. Pasikartojančio susitikimo metu turėsite tik vieną kartą įvesti išsamią informaciją ir visi būsimi įvykiai įtrauks į jūsų kalendorių pagal jūsų nustatytą intervalą.
-
Pasirinkite skirtuką Pagrindinis, tada pasirinkite New Items > Susitikimas.
Image - Susitikimo kvietime įveskite pavadinimą, privalomus dalyvius, neprivalomus dalyvius, vietą ir pranešimą, apibūdinantį susitikimo tikslą.
-
Pasirinkite Padaryti pasikartojantį.
„Outlook 2016“ir 2013 m. pasirinkite Susitikimas > Recurrence.
Image -
Atsivers dialogo langas Appointment Recurrence. Įveskite susitikimo pradžios laiką, pabaigos laiką ir trukmę.
Image -
Skiltyje Pasikartojimo šablonas pasirinkite, kada susitikimas pasikartos. Pavyzdžiui, įprastas savaitinis susitikimas, vykstantis kiekvieną pirmadienį.
Image -
Skiltyje Pasikartojimo diapazonas pasirinkite, kiek laiko bus tęsiami pasikartojantys susitikimai. Galite nurodyti pasikartojančiam susitikimui atšaukti tam tikrą dieną arba po tam tikro skaičiaus įvykių. Pasirinkite Nėra pabaigos datos, jei nenorite, kad susitikimas baigtųsi.
Image -
Pasirinkite Gerai.
Image -
Susitikimo kvietime pasirinkite Siųsti.
Image
Kaip naudoti planavimo asistentą susitikimui sukurti
Jei naudojate „Microsoft 365“darbe ir esate „Exchange“naudotojas, naudokite planavimo asistentą, kad rastumėte geriausią laiką susitikimui su kitais suplanuoti. Kai atidarysite planavimo asistentą, matysite žmonių, kuriuos pakvietėte į susitikimą, kalendorius.
Jei norite naudoti planavimo asistentą, sukurkite kvietimą į susitikimą, tada pasirinkite skirtuką Susitikimas > Tvarkaraštis.
Kaip peržiūrėti susitikimą Outlook kalendoriuje
Sukūrus arba sutikus susitikimą, jis bus rodomas jūsų Outlook kalendoriuje pagal datos ir laiko informaciją. Štai kaip rasti būsimus įvykius.
- Pasirinkite View Switcher, tada pasirinkite Kalendorius.
- Norėdami rasti susitikimą, slinkite per kalendorių arba naudokite paieškos laukelį ir įveskite susitikimo pavadinimą.
-
Jei norite peržiūrėti susitikimo informaciją, dukart spustelėkite kalendoriaus elementą.
Image -
Jei norite peržiūrėti atsakymus, pasirinkite skirtuką Tracking. Stulpelyje Response rodoma, kurie dalyviai priėmė susitikimo kvietimą, o kurie neatsakė.
Image -
Jei gavote žodinį dalyvio sutikimą, pasirinkite Nėra, tada pasirinkite Priimta, Atmestaarba pateikė Preliminarų atsakymą.
Image - Kai baigsite, uždarykite kvietimą į susitikimą.
Kaip pridėti žmonių prie esamo kvietimo į susitikimą
Galite surengti susitikimą ir vėliau pakviesti daugiau dalyvių (pavyzdžiui, jei samdote kitą darbuotoją ir norite įtraukti jį į įprastus darbuotojų susirinkimus). Štai kaip pakviesti naujų dalyvių į susitikimą, kurį jau nustatėte.
- Raskite susitikimą savo kalendoriuje.
- Dukart spustelėkite susitikimo elementą.
-
Pasirinkite skirtuką Planavimo asistentas > Pridėti dalyvius.
Image -
Dialogo lange Pasirinkite dalyvius ir išteklius pasirinkite dalyvio vardą.
Image -
Pasirinkite arba Required arba Neprivaloma, kad nurodytumėte, ar dalyvis turi dalyvauti susirinkime, ar jo dalyvavimas yra neprivalomas.
Image -
Pasirinkite Gerai.
Image -
Dabar dalyvis rodomas visų dalyvių sąraše Planavimo asistente.
Image -
Pasirinkite Siųsti naujinį.
Image
