Ką žinoti
- Rankinis archyvas: eikite į Failas > Informacija > Įrankiai > Išvalykite senus daiktus. Iššokančiajame archyvo lange pasirinkite Archyvuoti šį aplanką ir visus poaplankius.
- Tada pasirinkite archyvo aplanką. Pasirinkite Archyvuoti elementus, senesnius nei, ir nustatykite datą.
- Automatinis archyvavimas: eikite į Failas > Options > Išplėstinė > Automatinio archyvavimo nustatymai. Pasirinkite Vykdyti automatinį archyvavimą kas ir įveskite laiko intervalą.
Jei leisite per daug el. laiškų susikaupti gautuosiuose, gali nukentėti „Outlook“našumas. Sužinokite, kaip archyvuoti el. laiškus programoje „Outlook“ir valdyti tuos senus el. laiškus rankiniu būdu arba automatiškai. Šiame straipsnyje pateiktos instrukcijos taikomos Outlook for Microsoft 365 ir Outlook 2019, 2016, 2013 ir 2010.
Kaip archyvuoti el. laiškus programoje Outlook rankiniu būdu
Jei norite valdyti, kada ir kur archyvuojami seni el. laiškai, galite tai padaryti rankiniu būdu. Galite rankiniu būdu archyvuoti el. laiškus bet kuriame aplanke.
-
Atidarykite Outlook ir pasirinkite Failas > Informacija > Tools > Išvalykite senus daiktus.
Image -
Iššokančiajame lange Archyvas pasirinkite Archyvuoti šį aplanką ir visus poaplankius, tada pasirinkite aplanką, kuriame norite archyvuoti elementus.
Image -
Pasirinkite Archyvuoti elementus, senesnius nei, tada nustatykite datą, po kurios norite archyvuoti pranešimus.
Taip pat galite pasirinkti Naršyti, kad nustatytumėte atskirą PST failą, kurį norite naudoti šiame archyve. Arba galite palikti jį kaip numatytąjį failo pavadinimą.
Image -
Pasirinkite Gerai. Dabar „Outlook“suarchyvuos pranešimus tame aplanke pagal jūsų sukonfigūruotus nustatymus.
Image -
Jei norite archyvuoti pranešimus visuose aplankuose, o ne atskiruose, pasirinkite Archyvuoti visus aplankus pagal jų automatinio archyvavimo nustatymus Jei pasirinksite tai, turėsite grįžkite į skirtuką Pagrindinis, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vieną iš aplankų, kuriems norite nustatyti automatinio archyvo nustatymus, tada pasirinkite Ypatybės
Image -
Ypatybių lange pasirinkite skirtuką AutoArchive.
Image -
Pasirinkite Archyvuokite šį aplanką naudodami šiuos nustatymus, tada sukonfigūruokite nustatymus, kiek mėnesių pranešimų norite saugoti ir kur perkelti senus elementus.
Naudodami automatinio archyvavimo nustatymus, sukonfigūruokite, kaip pranešimai bus archyvuojami, kai įgalinate automatinį archyvavimą, ir kaip archyvuojami el. laiškai, kai juos archyvuojate rankiniu būdu naudodami automatinio archyvavimo nustatymus.
Image
Kaip rankiniu būdu suaktyvinti automatinį archyvavimą
Galite suaktyvinti automatinį archyvavimą rankiniu būdu arba automatiškai. Jei jau nustatėte visų aplankų automatinio archyvavimo nustatymus, kaip aprašyta aukščiau, archyvavimo procedūrą galite suaktyvinti akimirksniu.
Pasirinkite Failas > Informacija > Įrankiai > ilboxIšvalyti , tada pasirinkite AutoArchive , kad suaktyvintumėte archyvavimo procesą. Bus naudojami automatinio archyvavimo nustatymai, kuriuos sukonfigūravote kiekvienam pašto aplankui.
Kaip automatiškai suaktyvinti automatinį archyvavimą
Be rankinio archyvavimo procedūros suaktyvinimo, taip pat galite nustatyti, kad automatinis archyvavimas veiktų reguliariai.
-
Pasirinkite Failas > Options > Išplėstiniai > ArchivNustatymai.
Image -
Automatinio archyvo nustatymų lange pasirinkite Vykdyti automatinį archyvavimą kas ir įveskite, kaip dažnai norite paleisti automatinį archyvavimą.
Galite sukonfigūruoti nustatymus, kad būtų rodomas pranešimas, kai paleidžiamas automatinis archyvas, ir nustatyti, kad ištrintų senus el. laiškus arba perkeltų juos į archyvo PST failą kompiuteryje.
Image -
Pasirinkite Gerai,ir automatinis archyvavimas bus paleistas jūsų nustatytu intervalu, todėl jums niekada nereikės jaudintis, kad gautieji užims per daug vietos.
Image
Naudokite Outlook Sweep automatiniam archyvavimui programoje Outlook Web
„Outlook Online“pranešimų archyvavimas yra rankinis procesas. Funkcija, vadinama „Outlook Sweep“, padeda išlaikyti gautuosius švarius.
Neįmanoma pakeisti archyvuojamų pranešimų amžiaus, bet bent jau šlavimo funkcija suteikia galimybę archyvuoti visus gautųjų pranešimus, senesnius nei 10 dienų. Tai padės automatiškai išvalyti gautuosius.
-
Atidarykite paskyros gautuosius, kuriuose norite archyvuoti el. laiškus. Pasirinkite el. laišką, kurį norite archyvuoti, tada meniu pasirinkite Sweep.
Image -
Iššokančiajame ekrane pasirinkite Visada perkelti senesnius nei 10 dienų pranešimus iš aplanko INBOX.
Image -
Pasirinkite Perkelti į ir pasirinkite Archyvas.
Image
