Jei didžiąją dienos dalį praleidžiate tvarkydami el. paštą, yra daugybė būdų, kaip efektyviau naudoti „Outlook“. Pakeiskite numatytuosius nustatymus, kad jie atitiktų jūsų darbo būdą. Naudokite vieną ar du sparčiuosius klavišus. Norėdami automatizuoti užduotis, nustatykite filtrus. Ir įsitikinkite, kad „Outlook“veikia maksimaliu greičiu. Peržiūrėkite šiuos patarimus ir paslaptis ir sugaišite šiek tiek laiko.
Šiame straipsnyje pateiktos instrukcijos taikomos Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 ir Outlook for Microsoft 365.
Failo pranešimai vienu paspaudimu
Greičiau darykite tai, ką darote taip dažnai. Nustatykite veiksmus vienu spustelėjimu, kad galėtumėte lengvai valdyti el. laiškus.
Supaprastinkite pokalbius
Neužpildykite savo el. pašto aplankų žinutėmis, kurios cituojamos kitur. Sužinokite, kaip naudoti „Outlook“automatiškai išvalyti el. „Outlook“perkels arba ištrins tuos perteklinius el. laiškus.
Siųsti el. laiškus dar kartą
Iš naujo išsiųskite el. laišką naudodami „Outlook“, kad pakartotinai panaudotumėte jo turinį, temą ar gavėjus, o ne pradėtumėte tuščiu pranešimu.
Kad Outlook failai būtų maži ir greiti
Jei norite, kad „Outlook“veiktų greitai, laikykite mažą pagrindinio PST failo dydį. PST faile „Outlook“saugomi el. laiškai, kontaktai, kalendoriai ir kt. Vienas iš būdų, kaip išlaikyti mažą PST failą, yra perkelti seną laišką į atskirą archyvo failą, pvz.,
Nustatykite automatinį atsakymą ne biure arba atostogų metu
Pasirūpinkite, kad „Outlook“atsakytų jūsų vardu, kai būsite išvykę ir negalėsite atsakyti į jūsų el. laišką. Taip sutaupysite laiko ne tik po atostogų, bet ir kiekvieną darbo dieną.
Greitai perkelkite el. laišką į bet kurį aplanką
Jei nenustatėte aplanko rinkimo vienu spustelėjimu, „Outlook“turi kitą būdą greitai perkelti el. laiškus į aplankus. Galite perkelti pranešimus naudodami, pavyzdžiui, klaviatūrą arba patogų juostelės mygtuką.
Kurkite ir naudokite el. pašto šablonus
Kai kuriate panašius pranešimus skirtingiems gavėjams, išsaugokite vieną iš šių el. laiškų kaip šabloną programoje "Outlook", kad galėtumėte naudoti ateityje. Tą patį ar panašų el. laišką pakartotinai išsiųsite pavydėtinu greičiu.
Pakeiskite numatytąjį Outlook šrifto veidą ir dydį
Jei manote, kad šriftas, kurį „Outlook“naudoja kurdama pranešimą arba skaitydama el. laišką, yra per platus, aukštas, mažas, mažas, didelis arba mėlynas, pakeiskite jį. Sužinokite, kaip nustatyti tikslų šriftą, šrifto stilių ir spalvą, kad jie būtų naudojami pagal numatytuosius nustatymus el. laiškams programoje „Outlook“.
Ištrinti ir nutildyti pokalbį
Kai blaškotės po el. laiškus ir pokalbius, kurie yra visiškai nesvarbūs, „Outlook“gali padėti. Sužinokite, kaip naudoti „Outlook“, kad ištrintumėte visą pokalbį ir „Outlook“automatiškai pašalintų būsimus el. laiškus iš tos pačios gijos.
Automatiškai filtruoti vieno siuntėjo paštą į konkretų aplanką
Pradėkite nuo bet kurio el. pašto, kad nustatytumėte „Outlook“filtrą, kuris automatiškai perkeltų visus būsimus pranešimus iš to paties siuntėjo į konkretų aplanką.
Rasti susijusius pranešimus
„Outlook“lengva rasti visus susijusius pranešimus. Tiesiog ieškokite kontakto vardo arba žodžių temos eilutėje. „Outlook“pateikia visų jūsų paieškos terminus atitinkančių pranešimų sąrašą.
Nustatyti numatytąją naujų el. laiškų paskyrą
Įsitikinkite, kad nauji jūsų sukurti pranešimai prasideda programoje „Outlook“pasirinktu labiausiai tikėtinu siuntėjo el. pašto adresu.
Ieškokite žinutėje
Norite ką nors rasti ilgame el. laiške? Sužinokite, kaip naudoti „Outlook“ieškant teksto el. laiške.
Suplanuokite el. laiškų pristatymą vėliau
Galite nurodyti „Outlook“siųsti pranešimą tik tam tikrą dieną arba vėliau. Tai patogu reguliariai vykstantiems įvykiams, pvz., kassavaitinio susitikimo pranešimams.
Greitai atšaukti pranešimo ištrynimą
Ar ką tik ištrynėte el. laišką programoje "Outlook", kuris nebuvo paruoštas nukreipti į aplanką Ištrinti elementai? Štai paprastas būdas akimirksniu susigrąžinti el. laišką.
Nustatyti platinimo sąrašus
Sukurkite savo adresų sąrašus programoje „Outlook“ir lengvai siųskite pranešimus žmonių grupėms, neįvesdami visų el. pašto adresų.
Ištrinti priedus iš pranešimų
Išsaugokite pranešimą; praranda savo didelį dydį. Sužinokite, kaip naudoti „Outlook“, kad pašalintumėte pridėtus failus (išsaugojus juos kitur) iš el. pašto pranešimų. Galite gerokai sumažinti savo pašto dėžutės dydį.
Greitai raskite visus siuntėjo laiškus
Outlook suranda visus pranešimus iš konkretaus siuntėjo ir greitai parodo juos pagal šį patarimą.
Nustatykite aplanką „Visi laiškai“
Peržiūrėkite visus išsiųstus, gautus, archyvuotus ir įrašytus paskyros el. laiškus vienoje vietoje programoje „Outlook“.
Tegul Outlook Highlight laiškai siunčiami tik jums
Kai esate vienintelis el. pašto gavėjas, pranešimas paprastai yra svarbesnis nei tuo atveju, jei esate vienas iš tuzino žmonių. Sužinokite, kaip „Outlook“gali paryškinti pranešimus, kurių eilutėje Kam yra tik jūs.
Redaguoti gautus el. pašto pranešimus
Užuot persiųsdami el. laiškus sau ar užsirašydami pastabą kitur programoje "Outlook" ar galbūt už jos ribų, galite redaguoti bet kurį gautą el. laišką ir pridėti savo tekstą.
Automatiškai kopijuoti: visi jūsų siunčiami laiškai
Outlook gali siųsti kiekvieno jūsų sukurto pranešimo kopiją kitu el. pašto adresu.
Išplėskite „Outlook“naudodami laiką taupančius priedus
Priedai, tokie kaip „ClearContext“, „Nelson Email Organizer“, „Xobni“, „Lookeen“ir „Auto-Mate“, gali pagerinti jūsų „Outlook“darbo eigą, nes reikiamą informaciją patalpinti po ranka, išmaniai filtruoti ir automatizuoti pasikartojančias užduotis.
