„Microsoft Excel“pagrindinė mokymo programa pradedantiesiems

2024 Autorius: Abigail Brown | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 06:55

Excel yra elektroninė skaičiuoklių programa, naudojama duomenims saugoti, tvarkyti ir manipuliuoti. Duomenys saugomi atskiruose langeliuose, kurie paprastai yra suskirstyti į darbalapio stulpelių ir eilučių serijas; šis stulpelių ir eilučių rinkinys vadinamas lentele.

Skaičiuoklių programos taip pat gali atlikti duomenų skaičiavimus naudodamos formules. Kad būtų lengviau rasti ir skaityti informaciją darbalapyje, „Excel“turi daugybę formatavimo funkcijų, kurias galima pritaikyti atskiriems langeliams, eilutėms, stulpeliams ir ištisoms duomenų lentelėms.

Kadangi kiekviename naujausių „Excel“versijų darbalapyje yra milijardai langelių viename darbalapyje, kiekvienas langelis turi adresą, vadinamą langelio nuoroda, kad jį būtų galima nurodyti formulėse, diagramose ir kitose programos funkcijose.

Į šią mokymo programą įtrauktos temos:

• Duomenų įvedimas į lentelę
• Atskirų darbalapio stulpelių išplėtimas
• Esamos datos ir pavadinto diapazono įtraukimas į darbalapį
• Išskaitymo formulės pridėjimas
• Neto atlyginimo formulės pridėjimas
• Formulių kopijavimas naudojant užpildymo rankenėlę
• Skaičių formatavimo pridėjimas prie duomenų
• Ląstelių formatavimo pridėjimas

Duomenų įvedimas į darbalapį

Duomenų įvedimas į darbalapio langelius visada yra trijų žingsnių procesas; šie veiksmai yra tokie:

1. Spustelėkite ląstelę, kur norite perkelti duomenis.
2. Įveskite duomenis į langelį.
3. Paspauskite klaviatūros klavišą Enter arba spustelėkite kitą langelį su pele.

Kaip minėta, kiekvienas darbalapio langelis identifikuojamas pagal adresą arba langelio nuorodą, kurią sudaro stulpelio raidė ir eilutės, susikertančios langelio vietoje, skaičius. Rašant langelio nuorodą, pirmiausia rašoma stulpelio raidė, po kurios rašomas eilutės numeris, pvz., A5, C3 arba D9

Įvedant šios pamokos duomenis, svarbu duomenis įvesti į teisingus darbalapio langelius. Formulės, įvestos atliekant tolesnius veiksmus, naudoja dabar įvestų duomenų langelių nuorodas.

Jei norite sekti šią mokymo programą, naudokite aukščiau esančiame paveikslėlyje pateiktų duomenų langelių nuorodas, kad įvestumėte visus duomenis į tuščią „Excel“darbalapį.

Stulpelių išplėtimas programoje „Excel“

Pagal numatytuosius nustatymus langelio plotis leidžia rodyti tik aštuonis bet kokio duomenų įvesties simbolius, kol tie duomenys perkeliami į kitą langelį dešinėje. Jei langelis ar langeliai dešinėje yra tušti, įvesti duomenys rodomi darbalapyje, kaip matyti su darbalapio pavadinimu Išskaitų skaičiavimai darbuotojams, įrašyti į ląstelę A1

Jei langelyje dešinėje yra duomenų, pirmojo langelio turinys sutrumpinamas iki aštuonių pirmųjų simbolių. Keletas duomenų langelių, įvestų atliekant ankstesnį veiksmą, pvz., etiketė Atskaitymo koeficientas:, įrašyta į ląstelę B3 ir Thompson A. įvesti į ląstelę A8 yra sutrumpinti, nes langeliuose dešinėje yra duomenų.

Norint ištaisyti šią problemą, kad duomenys būtų visiškai matomi, reikia išplėsti stulpelius, kuriuose yra tie duomenys. Kaip ir visose „Microsoft“programose, yra keli stulpelių išplėtimo būdai. Toliau pateikiami veiksmai, kaip išplėsti stulpelius naudojant pelę.

Atskirų darbalapio stulpelių išplėtimas

1. Uždėkite pelės žymeklį ant linijos tarp stulpelių A ir B stulpelio antraštėje.
2. Žymiklis pasikeis į dvigalvę rodyklę.
3. Spustelėkite ir laikykite kairiuoju pelės mygtuku ir vilkite dvigalvę rodyklę į dešinę, kad išplėstumėte stulpelį A iki viso įrašo Thompson A. matomas.
4. Išplėskite kitus stulpelius, kad būtų rodomi duomenys, jei reikia.

Stulpelių pločiai ir darbalapių pavadinimai

Kadangi darbalapio pavadinimas yra toks ilgas, palyginti su kitomis stulpelio A etiketėmis, jei tas stulpelis buvo išplėstas, kad būtų rodomas visas pavadinimas ląstelėje A1, darbalapis ne tik atrodytų keistai, bet ir būtų sunku jį naudoti dėl tarpų tarp kairėje esančių etikečių ir kitų duomenų stulpelių.

Kadangi 1 eilutėje nėra kitų įrašų, nėra neteisinga tiesiog palikti pavadinimą tokį, koks jis yra – išsiliejus į langelius dešinėje. Arba „Excel“turi funkciją, vadinamą sujungimu ir centru, kuri bus naudojama vėlesniame veiksme, norint greitai sucentruoti pavadinimą virš duomenų lentelės.

Datos ir pavadinto diapazono pridėjimas

Į skaičiuoklę įtraukti datą yra įprasta – gana dažnai nurodoma, kada lapas buvo paskutinį kartą atnaujintas. „Excel“turi daug datos funkcijų, kurios palengvina datos įvedimą darbalapyje. Funkcijos yra tik įtaisytosios formulės programoje „Excel“, kad būtų lengva atlikti dažniausiai atliekamas užduotis, pvz., įtraukti datą į darbalapį.

Funkciją TODAY lengva naudoti, nes ji neturi argumentų – tai duomenys, kuriuos reikia pateikti funkcijai, kad ji veiktų. Funkcija TODAY taip pat yra viena iš nepastovių „Excel“funkcijų, o tai reiškia, kad ji atnaujinama kiekvieną kartą, kai atliekami perskaičiavimai – tai paprastai būna kiekvieną kartą, kai atidaromas darbalapis.

Datos pridėjimas naudojant TODAY funkciją

Toliau atlikus veiksmus, funkcija TODAY bus įtraukta į darbalapio ląstelę C2.

1. Spustelėkite ląstelę C2, kad ji taptų aktyvia ląstele.
2. Spustelėkite Formulės skirtuką juostos.
3. Spustelėkite Data & Time parinktį juostoje, kad atidarytumėte datos funkcijų sąrašą.
4. Spustelėkite funkciją Today, kad būtų parodyta Formula Builder.
5. Spustelėkite Atlikta, kad įvestumėte funkciją ir grįžtumėte į darbalapį.
6. Dabartinė data turėtų būti įtraukta į ląstelę C2.

Matytisimbolius vietoj datos

Jei ląstelėje C2 vietoj datos atsiranda žymų su grotelėmis simbolių eilutė po to, kai į tą langelį įtraukiama funkcija TODAY, tai yra nes langelis nėra pakankamai platus, kad būtų rodomi suformatuoti duomenys.

Kaip minėta anksčiau, nesuformatuoti skaičiai arba tekstiniai duomenys persikelia į tuščius langelius dešinėje, jei jie yra per platūs langeliui. Tačiau duomenys, kurie buvo suformatuoti kaip konkretus skaičiaus tipas, pvz., valiuta, datos ar laikas, neperkeliami į kitą langelį, jei jie yra platesni nei langelis, kuriame jie yra. Vietoj to jie rodo klaidą.

Norėdami išspręsti problemą, išplėskite stulpelį C naudodami metodą, aprašytą ankstesniame mokymo programos žingsnyje.

Varduoto diapazono pridėjimas

A pavadintas diapazonas sukuriamas, kai vienam ar daugiau langelių suteikiamas pavadinimas, kad diapazoną būtų lengviau identifikuoti. Vardiniai diapazonai gali būti naudojami kaip langelio nuorodos pakaitalas, kai naudojami funkcijose, formulėse ir diagramose. Paprasčiausias būdas sukurti pavadintus diapazonus yra naudoti pavadinimo laukelį, esantį viršutiniame kairiajame darbalapio kampe virš eilučių numerių.

Šioje mokymo programoje pavadinimas rate bus suteiktas ląsteliui C6, kad būtų galima nustatyti darbuotojų atlyginimams taikomą atskaitymo normą. Pavadintas diapazonas bus naudojamas išskaičiavimo formulėje, kuri bus pridėta prie ląstelių C6 iki C9 iš darbalapį.

1. Darbalapyje pasirinkite ląstelė C6.
2. Įveskite rate Vardų laukelyje ir paspauskite klaviatūros klavišą Enter
3. Ląstelė C6 dabar turi pavadinimą rate.

Šis pavadinimas bus naudojamas siekiant supaprastinti Atskaitymų formulių kūrimą kitame mokymo programos etape.

Darbuotojo atskaitymų formulės įvedimas

Excel formulės leidžia atlikti skaičiavimus pagal į darbalapį įvestus skaičių duomenis. „Excel“formules galima naudoti atliekant pagrindinius skaičius, pvz., sudėti ar atimti, taip pat atlikti sudėtingesnius skaičiavimus, pvz., rasti studento testų rezultatų vidurkį ir apskaičiuoti hipotekos mokėjimus.

• Formulės programoje „Excel“visada prasideda lygybės ženklu (=).
• Lygybės ženklas visada įvedamas langelyje, kuriame norite, kad būtų rodomas atsakymas.
• Formulė užbaigiama paspaudus klaviatūros klavišą Enter.

Ląstelių nuorodų naudojimas formulėse

Įprastas formulių kūrimo būdas programoje „Excel“apima formulės duomenų įvedimą į darbalapio langelius ir tada duomenims formulėje naudoti langelių nuorodas, o ne pačius duomenis.

Pagrindinis šio metodo privalumas yra tas, kad jei vėliau prireiktų keisti duomenis, paprasčiausiai reikia pakeisti duomenis langeliuose, o ne perrašyti formulę. Pasikeitus duomenims, formulės rezultatai bus atnaujinti automatiškai.

Varduotų diapazonų naudojimas formulėse

Ląstelių nuorodų alternatyva yra naudojami pavadinti diapazonai, pvz., pavadintas diapazonas rate, sukurtas ankstesniame veiksme.

Formulėje pavadintas diapazonas veikia taip pat, kaip langelio nuoroda, tačiau jis paprastai naudojamas reikšmėms, kurios naudojamos daugybę kartų skirtingose formulėse, pvz., pensijų ar sveikatos išmokų atskaitymo tarifas, mokestis norma arba mokslinė konstanta – tuo tarpu langelių nuorodos yra praktiškesnės formulėse, kurios nurodo konkrečius duomenis tik vieną kartą.

Darbuotojo atskaitymų formulės įvedimas

Pirmoji formulė, sukurta ląstelėje C6, padaugins darbuotojo B. Smitho bruto atlyginimą iš atskaitymo normos ląstelėje C3.

Baigta formulė ląstelėje C6 bus:

=B6tarifas
Rodiklio naudojimas formulei įvesti
Nors galima tiesiog įvesti pirmiau pateiktą formulę į langelį C6 ir pamatyti teisingą atsakymą, geriau naudoti rodyklę, kad pridėtumėte langelių nuorodas į formules, kad sumažintumėte klaidų galimybę įvesdami neteisinga langelio nuoroda.
Nuorodymas apima langelio, kuriame yra duomenys, spustelėjimą pelės žymekliu, kad į formulę būtų įtraukta langelio nuoroda arba pavadintas diapazonas.

Spustelėkite ląstelę C6, kad ji taptų aktyvia ląstele.
Įveskite lygybės ženklą (=) į ląstelę C6, kad pradėtumėte formulę.
Pelės žymekliu spustelėkite ląstelę B6, kad pridėtumėte langelio nuorodą į formulę po lygybės ženklo.
Įveskite daugybos simbolį () ląstelėje C6 po langelio nuorodos.
Spustelėkite ląstelę C3 naudodami pelės žymeklį, kad į formulę įtrauktumėte pavadintą diapazoną rate.
Paspauskite klaviatūros klavišą Enter, kad užbaigtumėte formulę.
Atsakymas 2747.34 turėtų būti pateiktas ląstelėje C6.
Nors atsakymas į formulę rodomas ląstelėje C6, spustelėjus tą langelį bus rodoma formulė, =B6rodiklis, formulės juostoje virš darbalapio


Neto atlyginimo formulės įvedimas





Ši formulė sukurta ląstelėje D6 ir apskaičiuoja darbuotojo neto darbo užmokestį iš bruto atlyginimo atėmus pirmoje formulėje apskaičiuotą atskaitymo sumą.. Užbaigta formulė ląstelėje D6 bus tokia:
=B6 – C6

Spustelėkite ląstelę D6, kad ji taptų aktyvia ląstele.
Įveskite lygybės ženklą (=) į ląstelę D6.
Pelės žymekliu spustelėkite ląstelę B6, kad pridėtumėte langelio nuorodą į formulę po lygybės ženklo.
Įveskite minuso ženklą (-) ląstelėje D6 po langelio nuorodos.
Spustelėkite ląstelę C6 su pelės žymekliu į langelio nuorodą į formulę.
Paspauskite klaviatūros klavišą Enter, kad užbaigtumėte formulę.
Atsakymas 43, 041.66 turėtų būti ląstelėje D6.

Santykinių langelių nuorodos ir kopijavimo formulės
Iki šiol formulės Išskaitymai ir Grynasis atlyginimas buvo įtrauktos tik į vieną langelį darbalapyje – C6 ir D6. Todėl šiuo metu darbalapis užpildytas tik vienam darbuotojui – B. Smith.
Užuot atlikus daug laiko reikalaujančią užduotį iš naujo sukurti kiekvieną formulę kitiems darbuotojams, „Excel“tam tikromis aplinkybėmis leidžia nukopijuoti formules į kitus langelius. Šios aplinkybės dažniausiai yra susijusios su konkretaus tipo langelio nuorodos, vadinamos santykine langelio nuoroda, naudojimu formulėse.
Ląstelių nuorodos, kurios buvo įvestos į formules atliekant ankstesnius veiksmus, buvo santykinės langelių nuorodos ir yra numatytasis langelių nuorodos tipas programoje Excel, kad formulių kopijavimas būtų kuo paprastesnis.
Kitame mokymo programos etape naudojama Užpildymo rankena, kad nukopijuotumėte dvi formules į toliau pateiktas eilutes, kad būtų užpildyta visų darbuotojų duomenų lentelė.

Formulių kopijavimas naudojant užpildymo rankenėlę





užpildymo rankena yra mažas juodas taškas arba kvadratas apatiniame dešiniajame aktyvaus langelio kampe. Užpildymo rankena naudojama įvairiais būdais, įskaitant langelio turinio kopijavimą į gretimus langelius. užpildyti langelius skaičių arba teksto etikečių serijomis ir kopijuoti formules.
Šiame mokymo programos etape užpildymo rankena bus naudojama norint nukopijuoti Išskaitą ir tinklą. Atlyginimo formulės nuo ląstelių C6 ir D6 iki c9 irD9.
Formulių kopijavimas naudojant užpildymo rankenėlę

Paryškinkite ląsteles B6 ir C6 darbalapyje.
Užveskite pelės žymeklį ant juodo kvadrato apatiniame dešiniajame langelio D6 kampe – žymeklis pasikeis į pliuso ženklą (+).
Spustelėkite ir laikykite nuspaudę kairįjį pelės mygtuką ir vilkite užpildymo rankenėlę žemyn į cell C9.
Atleiskite pelės mygtuką – celelėse C7 iki C9 turėtų būti Išskaičiavimo rezultataiformulė ir ląstelės D7 iki D9 Gryno atlyginimo formulė.


Skaičių formatavimo taikymas programoje Excel





Skaičių formatavimas reiškia valiutos simbolių, dešimtainių žymenų, procentų ženklų ir kitų simbolių pridėjimą, kurie padeda nustatyti langelyje esančių duomenų tipą ir palengvinti jų skaitymą.
Procento simbolio pridėjimas

Pasirinkite ląstelė C3, kad ją paryškintumėte.
Spustelėkite Pagrindinis puslapis juostos.
Spustelėkite parinktį General, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu Numerio formatas.
Meniu spustelėkite parinktį Percentage, kad pakeistumėte reikšmės formatą ląstelėje C3 nuo 0,06 iki 6%.

Valiutos simbolio pridėjimas

Pasirinkite ląsteles D6 iki D9, kad jas paryškintumėte.
Pagrindinis skirtuke juostos spustelėkite parinktį General, kad atidarytumėte Skaičių formatas išskleidžiamajame meniu.
Meniu spustelėkite Currency, kad pakeistumėte ląstelių D6 reikšmių formatavimą į D9į valiutą su dviem skaitmenimis po kablelio.


Ląstelių formatavimo taikymas programoje „Excel“





Ląstelių formatavimas reiškia formatavimo parinktis, pvz., teksto ar skaičių formatavimą pusjuodžiu šriftu, duomenų lygiavimo keitimą, kraštinių pridėjimą prie langelių arba sujungimo ir centro funkcijos naudojimą, kad pakeistumėte duomenų išvaizdą langelyje.
Šioje mokymo programoje pirmiau minėti langelių formatai bus taikomi konkrečioms darbalapio ląstelėms, kad jie atitiktų baigtą darbalapį.
Paryškinto formatavimo pridėjimas

Pasirinkite ląstelė A1, kad ją paryškintumėte.
Spustelėkite Pagrindinis skirtuką juostos.
Spustelėkite formatavimo parinktį Bold, kaip nurodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, kad paryškintumėte duomenis ląstelėje A1.
Pakartokite pirmiau nurodytą veiksmų seką, kad paryškintumėte duomenis ląsteliuose A5 iki D5.

Duomenų derinimo keitimas
Šis veiksmas pakeis numatytąjį kelių langelių išlygiavimą kairėje į lygiavimą centre.

Pasirinkite ląstelė C3, kad ją paryškintumėte.
Spustelėkite Pagrindinis skirtuką juostelėje.
Spustelėkite Centras lygiavimo parinktį, kaip nurodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, kad centruotų duomenis ląstelėje C3.
Pakartokite pirmiau nurodytą veiksmų seką, kad sulygiuotumėte duomenis ląsteliuose A5 iki D5.

Sujungti ir centruoti langelius
Parinktis Sujungti ir centruoti sujungia pasirinktų elementų skaičių į vieną langelį ir duomenų įvedimą centruoja kairiajame naujajame sujungtame langelyje. Šis veiksmas sujungs ir sucentruos darbalapio pavadinimą – Darbuotojų atskaitymo skaičiavimai.

Pasirinkite ląsteles A1 iki D1, kad jas paryškintumėte.
Spustelėkite Pagrindinis skirtuką juostos.
Spustelėkite parinktį Sujungti ir centruoti, kaip nurodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, kad sujungtumėte ląsteles A1 su D1ir centruokite pavadinimą šiuose langeliuose.

Ląstelių apatinių kraštinių pridėjimas
Šis veiksmas pridės apatines kraštines langeliams, kuriuose yra duomenys 1, 5 ir 9 eilutėse

Pasirinkite sujungtą ląstelę A1 iki D1, kad ją paryškintumėte.
Spustelėkite Pagrindinis skirtuką juostelėje.
Spustelėkite rodyklę žemyn, esančią šalia parinkties Border, kaip nurodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, kad atidarytumėte kraštinių išskleidžiamąjį meniu.
Spustelėkite meniu parinktį Bottom Border, kad pridėtumėte kraštinę sujungto langelio apačioje.
Pakartokite aukščiau nurodytą veiksmų seką, kad pridėtumėte apatinę kraštinę prie ląstelių A5 prie D5 ir prie ląstelių A9 iki D9.