Pagrindiniai pasiėmimai
- Darbuotojai susitikimuose dažnai atlieka kelias užduotis, o jų tikimybė didėja, kai susitikimas užsitęs.
- Tačiau ne visas daugiafunkcinis darbas yra blogai, o „teigiamas kelių užduočių atlikimas“gali pagerinti produktyvumą.
- Nuotolinės darbo platformos galėtų pridėti naujų funkcijų, kurios paskatintų darbuotojus atlikti su susitikimu susijusias užduotis.
Jei dirbate nuotoliniu būdu, yra didelė tikimybė, kad per praėjusią savaitę per susitikimą atlikote kelias užduotis ir beveik nesate vienas.
Naujas Microsoft išleistas dokumentas pateikia skaičiai problemą. Nors daugiafunkcinis darbas buvo retas trumpuose, mažuose susitikimuose, jis išaugo iki beveik visuotinio lygio susitikimuose, kurie truko ilgiau nei valandą. Tačiau tai ne visos blogos naujienos: dokumente, kuriame pagrindinis dėmesys skiriamas „Microsoft Teams“naudojimui, siūloma keletas būdų, kaip darbuotojai galėtų pagerinti savo dėmesį.
„FocusAssist for Windows“jau išsiųstas ir čia gali būti didžiulė pagalba“, – el. paštu sakė dr. Mary Czerwinski, „Microsoft“tyrėja ir tyrimų vadovė. „Dėmesio laiko planavimas naudojant „Cortana“yra dar viena galima „Outlook“parinktis.“
Ką turi veikti nuotolinis darbuotojas?
Daugiafunkcinis darbas susirinkime dažnai laikomas grubiu arba neproduktyviu, o laikraštis nustatė, kad tai kartais pasitvirtina. Tačiau mokslininkai ginčija sudėtingesnį dalyką. Ne visas daugiafunkcinis darbas yra neigiamas ir gali būti naudojami įrankiai, padedantys nuotoliniams darbuotojams pasiekti teigiamų rezultatų.
Anoniminiame dienoraštyje dalyviai apibūdino teigiamo kelių užduočių atlikimo naudą. „Mane mažiau nusivylė susitikimai, kurie man nebuvo labai naudingi“, – sakė vienas.
Kiti sakė, kad vertina pasirinkimą prireikus skirti daug dėmesio, o tada sutelkti dėmesį kitur, kai to nereikia. Dalyviai teigė, kad kelių užduočių atlikimas padėjo jiems rasti informaciją, pvz., susijusius failus ar apsikeitimą el. paštu, svarbią susitikimui.
… dejonių sukeliantis 80 minučių maratonas yra šešis kartus labiau tikėtinas, kad paskatins atlikti kelias užduotis.
Dr. Czerwinski teigė, kad nuotoliniai darbuotojai, naudojantys „Microsoft Teams“arba „Windows“, gali kreiptis į „Focus Assist“ir „Focus Time“, kad pašalintų blaškymąsi, nesusijusius su susitikimu, ir skirti laiko sutelkti dėmesį į konkrečias užduotis. Straipsnyje teikiama pirmenybė bet kokiam įrankiui, kuris pašalina išorinius darbuotojų dėmesio reikalavimus susitikimo metu.
Naujos, geresnės nuotolinio darbo platformų funkcijos galėtų dar labiau paskatinti teigiamą daugiafunkcinį darbą. Straipsnyje siūlomas konkrečiam susitikimui skirtas „fokusavimo režimas“, padedantis darbuotojams atlikti įvairias užduotis su susitikimu susijusiais būdais, pvz., atidaryti el. laiškus ar failus susitikimo sąsajoje, o ne kitame lange ar programoje. Tai paskatintų teigiamą kelių užduočių atlikimą ir pašalintų kitų programų blaškymąsi.
Tyrėjai taip pat siūlo patobulintus darbotvarkės įrankius, leidžiančius darbuotojams anksti išeiti iš posėdžių arba prisijungti prie posėdžio viduryje, jei svarbios tik tam tikros susitikimo dalys. Taip būtų galima kovoti su didžiausiu bet kokio dėmesio priešu: ilgais, nuobodžiais susitikimais.
Nuotoliniai darbuotojai dalyvauja ilguose susitikimuose
Kelių užduočių atlikimas nebuvo ypač paplitęs, kai visi susitikimai buvo apibendrinti: maždaug 30 % susitikimų buvo susijęs su kelių užduočių atlikimu el. paštu, o maždaug 24 % buvo atlikta kelių užduočių atlikimas faile.
Bet tai pasikeitė su trukme. Nenuostabu, kad trumpesniuose nei 20 minučių susitikimuose buvo keli kelių užduočių atlikimo atvejai, tačiau jie įsibėgėjo šokiruojančiu greičiu, nes buvo įjungtas susitikimų narkotikas.
Dėl 20–40 minučių trukmės susitikimo beveik dvigubai didesnė tikimybė, kad dalyviai veržtųsi į kitus darbus, o dejonių sukeliančiame 80 minučių maratone buvo daugiau nei šešis kartus didesnė tikimybė, kad darbuotojai bus išsiblaškę.
Susitikimo dydis – kaip ir dalyvaujančių žmonių skaičius – taip pat buvo labai svarbus. Individualūs susitikimai mažiausiai skatino atlikti kelias užduotis, o trečiasis žmogus beveik nepakeitė rezultato. Tačiau pasinerti į kitas užduotis tapo įmanoma, nes vaizdo skambučio metu atsirado daugiau veidų. Daugkartinio užduočių atlikimo tikimybė susitikime su 10 ar daugiau žmonių buvo dvigubai didesnė.
Vienas dalyvis apibūdino susijusią motyvaciją. „Dideliuose susirinkimuose, pavyzdžiui, rotušėse, aš linkęs sustoti ir iš tikrųjų pasiklausyti, kai kalbama apie ką nors įdomaus“, – sakė dalyvis. „Atrodo, kad likusį laiką nekreipiu dėmesio į darbą“.
Duomenys apėmė dar vieną silpnesnį, bet labiau stebinantį rezultatą: suplanuoti susitikimai yra blogos naujienos. Suplanuotas susitikimas buvo maždaug pusantro karto labiau tikėtinas, kad paskatins atlikti kelias užduotis nei ad hoc susitikimas. Iš suplanuotų susitikimų pasikartojantys susitikimai buvo pati palankiausia priežastis atitraukti dėmesį.
„Nuotolinių susitikimų planavimas ir struktūra labai priklauso nuo to, kada ir kokiu mastu žmonės skirsto savo dėmesį“, – daroma išvada. Taigi, prieš paspausdami išsiųsti valandos trukmės kvietimą į susitikimą, persvarstykite, nebent norite duoti bendradarbiams laiko išvalyti gautuosius.
