Ką žinoti
- Naudokite miniatiūras: eikite į Failas > Informacija > Ypatybės > > Išplėstinės ypatybės > Santrauka ir pažymėkite Išsaugoti visų Word dokumentų miniatiūras.
- Atnaujinti ypatybes: eikite į Failas > Informacija > Ypatybės > > Išplėstinės savybės > Santrauka. Įveskite komentarus, raktinius žodžius ir kitą informaciją.
- Kiti patarimai: sukurkite aplankus, kad išsaugotumėte ir rūšiuotumėte Word failus, ir naudokite nuoseklią failų pavadinimų sistemą, kad greitai rastumėte norimus failus.
Šiame straipsnyje pateikiami pasiūlymai, kaip tvarkyti „Microsoft Word“failus. Instrukcijos apima Word 2019–2010 ir Word for Microsoft 365.
Išsaugoti visus Word failus su miniatiūromis
Išsaugojus Word failus su peržiūros vaizdu arba miniatiūra lengviau atpažinti reikiamą dokumentą jo neatidarant.
Jei norite išsaugoti visus Word dokumentus su peržiūra arba miniatiūra:
-
„Microsoft Word“atidarykite tuščią arba esamą dokumentą, tada eikite į skirtuką Failas.
Image -
Pasirinkite Informacija.
Image -
Pasirinkite Ypatybės ir pasirinkite Advanced Properties.
Image -
Dialogo lange Ypatybės eikite į skirtuką Summary.
Image -
Pažymėkite Išsaugoti visų Word dokumentų miniatiūras.
Image -
Pasirinkite Gerai.
Image
Atnaujinti Word dokumento ypatybes
Jei dirbate su keliais Word dokumentais, kurių pavadinimai ir vietos yra panašūs, naudokite Word dokumento ypatybių funkciją.
-
Atidarykite dokumentą, prie kurio norite pridėti aprašomųjų savybių, tada eikite į skirtuką Failas.
Image -
Pasirinkite Informacija.
Image -
Pasirinkite Ypatybės ir pasirinkite Advanced Properties.
Image -
Dialogo lange Ypatybės eikite į skirtuką Summary.
Image -
Įveskite komentarus, raktinius žodžius, kategorijas, pavadinimą ir temos informaciją, kad padėtumėte atskirti failus.
Image - Pasirinkite OK, kad pritaikytumėte pakeitimus ir uždarytumėte dialogo langą. Kai ateis laikas atlikti paiešką, „Word“gali rasti būtent tai, ko jums reikia.
Sukurkite aplankus kompiuteryje ir naudokite juos
Nustatykite vieną aplanką savo Word dokumentams ir pavadinkite jį tokiu, kurio nepamiršite, pvz., MyWordDocs Užpildykite jį aplankais, pavadintais jums suprantamu būdu, ir naudokite šiuos aplankus Word failams išsaugoti ir rūšiuoti. Pavyzdžiui, jei kuriate savaitinius susitikimų užrašus, sukurkite aplanką tiems užrašams ir į jį įtraukite papildomų aplankų mėnesiams ar metams.
Jei kompiuteryje turite daug metų „Word“dokumentų ir neturite laiko atidaryti kiekvieno ir nuspręsti, ar pasilikti, ar ne, sukurkite aplanką kiekvieniems metams ir perkelkite dokumentus į tuos aplankus. Tai geras būdas saugoti senesnius failus, kol turėsite laiko sutvarkyti failus taip, kad jie jums tinka.
Naudokite nuoseklią failų pavadinimų sistemą
Sukurkite pavadinimų sistemą, kad greitai rastumėte norimus failus. Yra daug būdų, kaip pavadinti failus. Pasirinkite pavadinimų sistemą ir naudokite ją nuosekliai.
Štai keli pasiūlymai:
- Į failo pavadinimą įtraukite dokumento tipą, pvz., sutartis, nuoma arba naujienlaiškis. Tokiu būdu galite peržiūrėti failo pavadinimą ir rasti failą.
- Failo pavadinimą pradėkite kliento vardu (arba gavėjo pavarde, jei dokumentai yra raidės).
- Į failo pavadinimą įtraukite datą.
Neskubėkite
Jei kompiuterio standžiajame diske trūksta vietos, neatiminėkite organizacinių užduočių iš karto. Padalinkite darbą į valdomas dalis ir skirkite 15 minučių per dieną.
Tvarkydami „Word“failus kompiuteryje, įdėkite kiekvieną failą į vieną iš sukurtų aplankų, sukurkite naują aplanką arba ištrinkite failus, kurių jums nebereikia. Jei nesate tikri, ką daryti su failu, įdėkite jį į aplanką pavadinimu HoldUntilDate ir pasirinkite datą ateityje, kurios, jei iki tol aplanko neatidarysite, Jausiuosi patogiai jį ištrindamas.
Nesvarbu, kokio tipo aplankus sukursite, įdėkite šiuos aplankus į pagrindinį Word aplanką, kad žinotumėte, kur ieškoti.
