Kuriant „Microsoft Excel“prietaisų skydelį, reikia paimti informaciją iš kelių š altinių, kad galėtumėte peržiūrėti tuos duomenis vienoje vietoje. „Excel“siūlo įvairius būdus tai padaryti, todėl tai yra vienas iš galingiausių informacijos suvestinės ataskaitų teikimo įrankių, kurį galite naudoti.
Šioje mokymo programoje pateikta informacija taikoma „Excel 2019“, „Excel 2016“, „Excel 2013“, „Excel 2010“, „Excel 2007“ir „Excel“, skirta „Mac“.
Kas yra „Excel“prietaisų skydelis?
Duomenų prietaisų skydelis yra įrankis, padedantis vizualiai stebėti ir analizuoti jums svarbiausias metriką. Galite naudoti prietaisų skydelį, kad galėtumėte stebėti savo verslo našumą, gamybos proceso efektyvumą arba pardavimo skyriaus darbuotojų darbą.
Nepriklausomai nuo to, kaip naudojate prietaisų skydelį, koncepcija visada yra ta pati: foninės skaičiuoklės traukia duomenis iš failų, paslaugų arba API jungčių į duomenų bazes ir kitus š altinius. Pagrindiniame lape duomenys iš tų kelių lapų pateikiami vienoje vietoje, kur galite visa tai peržiūrėti vienu žvilgsniu.
Tipiniai „Excel“duomenų informacijos suvestinės elementai yra:
- Diagramos
- Grafikai
- Manometrai
- Žemėlapiai
Galite sukurti dviejų tipų prietaisų skydelius. Norėdami teikti ataskaitų suvestinę, galite sukurti statinį prietaisų skydelį iš duomenų kituose lapuose, kuriuos galite nusiųsti kam nors „Word“arba „PowerPoint“ataskaitoje. dinaminę informacijos suvestinę žmonės gali peržiūrėti programoje „Excel“ir ji atnaujinama, kai atnaujinami duomenys kituose lapuose.
Duomenų perkėlimas į „Excel“prietaisų skydelį
Pirmasis „Excel“prietaisų skydelio kūrimo etapas – duomenų importavimas į skaičiuokles iš įvairių š altinių.
Galimi š altiniai importuoti duomenis į „Excel“:
- Kiti „Excel“darbaknygės failai
- Teksto, CSV, XML arba JSON failai
- SQL duomenų bazė
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook ir kiti tinklalapiai
- Bet kokia kita duomenų bazė, palaikanti ODBC arba OLEDB
- Žiniatinklio š altiniai (bet kuri svetainė, kurioje yra duomenų lentelių)
Turint tiek daug galimų duomenų š altinių, galimybė, kokius duomenis galite įtraukti į „Excel“, kad sukurtumėte naudingas informacijos suvestines, yra neribota.
Norėdami įvesti duomenų š altinį:
-
Atidarykite tuščią „Excel“darbalapį. Pasirinkite meniu Duomenys ir Gauti duomenis išskleidžiamajame meniu pasirinkite norimą duomenų tipą, tada pasirinkite duomenų š altinį.
Image -
Naršykite failą ar kitą duomenų š altinį, kurį norite importuoti, ir pasirinkite jį. Pasirinkite Importuoti.
Image -
Priklausomai nuo pasirinkto duomenų š altinio tipo, matysite skirtingus dialogo langus, skirtus duomenims paversti Excel skaičiuoklės formatu.
Image -
Lakštas bus užpildytas visais duomenimis iš išorinio failo arba duomenų bazės.
Image -
Jei norite atnaujinti duomenis, kad jie reguliariai įkeltų visus išorinio duomenų š altinio pakeitimus, pasirinkite Atnaujinti piktogramą užklausų ir dešinėje pusėje. Ryšiai sritis.
Image -
Atnaujinimo lango apačioje pasirinkite tris taškus šalia nuorodos EDIT ir pasirinkite Ypatybės.
Image -
Konfigūruokite, kad duomenys būtų reguliariai atnaujinami iš duomenų š altinio, nustatydami Atnaujinti kas xx minutes į bet kokį intervalą, kurį norite atnaujinti.
Atnaujinti duomenis iš išorinių š altinių yra naudinga, tačiau tai gali užimti procesoriaus laiką, jei atnaujinimo dažnį nustatysite per dažnai. Pasirinkite atnaujinimo dažnį, kad duomenys būtų atnaujinami taip pat dažnai, kaip jie keičiami š altinyje, bet ne taip dažnai, kad kiekvieną kartą kopijuotumėte tik tuos pačius duomenis.
Image - Pakartokite aukščiau aprašytą procesą naujuose atskiruose darbalapiuose, kol importuosite visus duomenis, kuriuos norite naudoti naujoje informacijos suvestinėje.
- Galiausiai sukurkite naują darbalapį, įdėkite jį kaip pirmąjį darbaknygės darbalapį ir pervardykite jį Dashboard.
Kaip sukurti „Excel“informacijos suvestinę
Dabar, kai turite visus reikiamus duomenis „Excel“darbaknygėje ir visi šie duomenys atnaujinami automatiškai, laikas sukurti „Excel“informacijos suvestinę realiuoju laiku.
Toliau pateiktame pavyzdiniame prietaisų skydelyje bus naudojami orų duomenys iš svetainių iš viso interneto.
Kartais, kai importuojate duomenis iš išorinių š altinių, negalite sudaryti importuotų duomenų diagramos. Pataisymas yra sukurti naują skaičiuoklę ir kiekviename langelyje įveskite =convert(ir pasirinkite duomenis iš importuotos skaičiuoklės. Vieneto parametrams tiesiog pasirinkite tuos pačius parametrus anksčiau ir po to. Užpildykite visą lapą ta pačia funkcija, kad visi duomenys būtų nukopijuoti į naują lapą ir konvertuoti į skaičius, kuriuos galėsite naudoti įvairiose diagramose, kurias sukursite savo prietaisų skydelyje.
-
Sukurkite juostinę diagramą, kad būtų rodomas vienas duomenų taškas. Pavyzdžiui, norėdami parodyti esamą santykinę drėgmę (nuo 0 iki 100 procentų), sukurkite juostinę diagramą, kurioje žemiausias taškas būtų 0 procentų, o aukščiausias – 100 procentų. Pirmiausia pasirinkite Įterpti meniu, tada pasirinkite 2D sugrupuotų stulpelių juostinę diagramą.
Image -
Diagramos dizainas Duomenys grupėje pasirinkite Select Data.
Image -
Iššokančiajame lange Select Data Source spustelėkite lauką Chart data range, tada pasirinkite duomenų langelį. skaičiuoklė, kurią norėtumėte rodyti su šia juostine diagrama.
Image -
Pakeiskite diagramos pavadinimą, kad jis atitiktų rodomus duomenis. Atnaujinkite ašies ribas nuo 0 iki 100 procentų. Tada perkelkite diagramą į brūkšnio sritį, kurioje norite ją rodyti.
Image -
Pakartokite tuos pačius aukščiau nurodytus veiksmus, kad sukurtumėte bet kurių kitų atskirų duomenų taškų, kuriuos norite sudaryti diagramoje, juostines diagramas. Padarykite ašies diapazoną mažiausią ir didžiausią tiems matavimams. Pavyzdžiui, geras barometrinio slėgio diapazonas būtų nuo 28 iki 32.
Svarbu pasirinkti tinkamą duomenų diapazoną, nes jei naudojate tik numatytąjį, skalė gali būti per didelė duomenims, todėl juostinės diagramos dažniausiai lieka tuščios. Vietoj to, laikykite mažiausią ir didžiausią ašies skalės galą tik šiek tiek žemesnę ir aukštesnę už kraštutines galimas duomenų vertes.
Image -
Sukurkite linijinę diagramą, kad būtų rodoma duomenų tendencija. Pavyzdžiui, norėdami parodyti vietinių temperatūrų istoriją savo vietovėje, sukurkite linijinę diagramą, apimančią paskutinių dienų skaičių, kuriuos galite importuoti iš orų svetainės lentelės. Pirmiausia pasirinkite meniu Įterpti pasirinkite 2D sritį diagramą.
Image -
Diagramos dizainas Duomenys grupėje pasirinkite Select Data.
Image -
Iššokančiajame lange Pasirinkite duomenų š altinį spustelėkite lauką Diagramos duomenų diapazonas, tada pasirinkite duomenų langelius. skaičiuoklė, kurią norite rodyti su šia linijine diagrama.
Image -
Pakeiskite diagramos pavadinimą, kad jis atitiktų rodomus duomenis, ir perkelkite diagramą į brūkšnio sritį, kurioje norite ją rodyti.
Diagramos yra labai lanksčios dedant jas į prietaisų skydelį. Galite pakeisti diagramos valdiklio vietą, dydį ir formą. Pasinaudokite šiuo lankstumu kurdami organizuotas prietaisų skydelius, kuriuose vartotojui pateikiama kuo daugiau informacijos mažiausioje erdvėje.
Image -
Sukurkite Teksto laukelį, kad būtų rodomi eilučių duomenys iš jūsų importuotų lapų. Pavyzdžiui, norėdami savo prietaisų skydelyje matyti įspėjimo apie orą naujinius, susiekite teksto laukelio turinį su importuoto duomenų lapo langeliu. Norėdami tai padaryti, pasirinkite meniu Įterpti, pasirinkite Text, tada pasirinkite Textbox
Image -
Užveskite pelės žymeklį į formulės lauką, įveskite =, tada importuotų duomenų lentelėje pasirinkite langelį, kuriame yra norimi rodyti eilutės duomenys.
Image -
Pasirinkite teksto laukelį ir naudokite Format Shape langą dešinėje, kad formatuotumėte teksto rodymo sritį prietaisų skydelyje.
Image -
Taip pat galite palyginti du duomenų taškus importuotuose duomenų lapuose naudodami skritulinės diagramos Pavyzdžiui, santykinę drėgmę galite rodyti skritulinės diagramos pavidalu. Pirmiausia pasirinkite duomenis, kuriuos norite rodyti, ir Insert meniu pasirinkite 2D Pie diagramą.
Skritulinėse diagramose lyginamos dvi ar daugiau verčių. Jei rodote procentą, pvz., santykinę drėgmę, gali tekti rankiniu būdu sukurti kitą langelį, kuris atima tą reikšmę iš 100%, kad būtų galima palyginti antrąją vertę. Taip bus sudaryta skritulinė diagrama, kurioje procentinė vertė bus rodoma kaip visų galimų 100 procentų dalis.
-
Pakeiskite diagramos pavadinimą, kad jis atitiktų rodomus duomenis, tada perkelkite diagramą į brūkšnio sritį, kurioje norite ją rodyti.
Image - Pridėję įvairių duomenų diagramų tipų galite sukurti naudingą informacijos suvestinę, kurioje būtų rodomi visų tipų duomenys vienoje patogioje informacijos suvestinėje.
Pridėkite vizualinį patrauklumą ir kontekstą naudodami spalvą
Kitas būdas suteikti informacijos suvestinę aiškumo – užpildyti juostines diagramas gradientu, o tai rodo įspėjamąją spalvą, pavyzdžiui, raudoną duomenų regionams, kurie gali būti netinkami.
Pavyzdžiui, jei norite parodyti, kad santykinė drėgmė didesnė nei 75 % yra nepatogi, galite atitinkamai pakeisti vienos juostinės diagramos gradiento užpildymą. Štai kaip.
-
Dešiniuoju pelės klavišu spustelėkite išorinę juostinės diagramos kraštinę ir pasirinkite Formatuoti diagramos sritį.
Image -
Pasirinkite piktogramą Fill srityje Format Chart Area ir pakeiskite pasirinkimą į Gradiento užpildymas.
Image -
Pasirinkite kiekvieną lygio piktogramą palei gradiento užpildymo liniją ir pakeiskite spalvą bei tamsumą, kad atitiktų to lygio „gerą“ar „blogą“. Šiame pavyzdyje didelė santykinė drėgmė nublanksta iki tamsiai raudonos spalvos.
Image - Pakartokite šį procesą kiekvienai diagramai, kur tikslinga pridėti spalvų kontekstą prie diagramos tam duomenų taškui.
Kaip automatiškai atnaujinamos „Excel“informacijos suvestinės
Sukūrę prietaisų skydelį, jums nereikia nieko daryti, kad atnaujintumėte grafiką. Visi tų diagramų ir valdiklių duomenys atnaujinami taip:
- Skaičiuoklės su importuotais duomenimis atnaujinamos tą datą, kurią nustatėte, kai pirmą kartą importavote duomenis.
- Visi papildomi lapai, kuriuos sukūrėte norėdami pataisyti arba iš naujo suformatuoti duomenis iš importuotų lakštų, bus atnaujinti su naujais tų lapų duomenimis.
- Kiekvienas jūsų prietaisų skydelio valdiklis automatiškai atnaujinamas, kad tuose atnaujintuose lapuose būtų rodomi nauji duomenys apie diapazonus, kuriuos pasirinkote kurdami tas diagramas.
Šie naujinimai įvyksta automatiškai, kol veikia „Excel“.
Kaip naudoti „Excel“prietaisų skydelius
Informacijos suvestinių kūrimas programoje „Excel“gali būti naudingas dėl įvairių priežasčių. Tačiau svarbu juos kurti atsižvelgiant į konkrečius poreikius, o ne bandyti sukurti vieną prietaisų skydelį, kuris atliktų viską.
Pavyzdžiui, jei esate pardavimų vadybininkas ir norite stebėti savo pardavimų komandos veiklą, tada pardavimų vadybininko prietaisų skydelyje dėmesys turėtų būti sutelktas į pagrindinius našumo rodiklius (KPI), susijusius su pardavimo rezultatais.
Tokio tipo prietaisų skydelyje neturėtų būti informacijos, nesusijusios su pardavimo rezultatais, kitaip prietaisų skydelis gali būti per daug netvarkingas. Dėl netvarkingo prietaisų skydelio sunkiau matyti svarbius duomenų ryšius ir šablonus.
Kiti aspektai kuriant prietaisų skydelius:
- Naudokite tinkamas diagramas tinkamiems duomenims gauti.
- Nenaudokite per daug spalvų informacijos suvestinėje.
- Įprastuose blokuose išdėstykite prietaisų skydelį su panašiais duomenimis ir diagramų tipais.
- Įsitikinkite, kad kiekvienoje diagramoje pateikiamos paprastos etiketės ir jos nėra perkrautos.
- Tvarkykite valdiklius pagal svarbos hierarchiją su svarbiausia informacija viršutiniame kairiajame prietaisų skydelio kampe.
- Naudokite sąlyginį formatavimą, kad įsitikintumėte, jog kai skaičiai yra blogi, jie yra raudoni, o kai yra geri – žali.
Svarbiausia, pasitelkite kūrybiškumą kurdami informacijos suvestines, kurios būtų informatyvios ir įdomios naudoti.
