Kaip naudoti „Microsoft Teams“kalendorių

2024 Autorius: Abigail Brown | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 06:55

„Microsoft Teams“siūlo įvairius įrankius, skirtus padidinti produktyvumą ir pagerinti darbuotojų bendravimą naudojant tekstinius pokalbius, balso ir vaizdo skambučius, dalijimosi failais funkcionalumą, internetinius pamainų įrašus ir bendrinamus kalendorius.

„Microsoft Teams“bendrinamo kalendoriaus funkcija leidžia grupės nariams kurti susitikimus tiesiogiai Teams programoje, nurodyti išsamią informaciją ir įtraukti kitus narius, kad jie ne tik būtų informuoti apie įvykį, bet ir būtų įtraukti į sinchronizuojamą „Microsoft Teams“kalendorius taip pat.

Šis straipsnis taikomas ne tik žiniatinklio versijai, bet ir „Microsoft Teams“programoms „Windows 10“, „iOS“ir „Android“įrenginiuose.

Kaip veikia Microsoft Teams kalendoriai

„Microsoft Teams“yra bendradarbiavimo įrankis, sukurtas organizacijoms ar grupėms, todėl jos struktūra yra sutelkta į grupę arba komandą. Galbūt galėsite prisijungti prie „Microsoft Teams“grupės naudodami įprastą el. paštą, bet dažniausiai jums priskiriamas įmonės el. pašto adresas, kurį naudojate norėdami pasiekti Teams ir kitas susijusias „Microsoft 365“programas ir paslaugas.

„Microsoft Teams“programoje yra vienas pagrindinis kalendorius, priskirtas visai jūsų grupei arba organizacijai. Grupės nariai prie šio kalendoriaus gali pridėti susitikimų ar įvykių, kurie automatiškai rodomi kalendoriuje kitiems nariams. Asmenis taip pat galima pridėti prie kalendoriaus įvykių ar susitikimų, jei jie privalo dalyvauti.

Techniškai įtaisytasis (arba numatytasis) kalendorius vadinamas grupės kalendoriumi, o išoriniai kalendoriai, kurie bendrinami „Microsoft Teams“, yra bendrinami kalendoriai. Tačiau šie terminai dažnai maišomi ir skirtumas tarp jų neryškus.

Kalendorius Microsoft Teams patartina vadinti unikaliais pavadinimais, o ne naudoti bendrinamo ar grupės terminus, kad būtų išvengta painiavos.

Kalendorius taip pat galima bendrinti „Microsoft Teams“iš „Outlook“ar kitų planavimo paslaugų, pvz., „Google“kalendoriaus.

Kaip sukurti „Microsoft Teams“bendrinamo kalendoriaus įvykį

Štai vyksta įvykio, vadinamo „Microsoft Teams“susitikimu, kūrimo procesas, kurį galima bendrinti su kitais grupės nariais ir automatiškai įtraukti į grupės kalendorių.

Šiame pavyzdyje naudojama Windows 10 Microsoft Teams programa, tačiau šios instrukcijos ir naudojami meniu yra identiški visose kitose versijose.

1. Atidarykite „Microsoft Teams“programą.

2. Pasirinkite Kalendorius.

   

3. Spustelėkite Naujas susitikimas.

   

4. Ekrano viršuje esančiame išskleidžiamajame meniu pasirinkite tinkamą laiko juostą.

   

   Jums nereikia jaudintis, kurioje laiko juostoje yra jūsų komandos nariai, nes jūsų susitikimo laikas bus automatiškai pritaikytas jiems.

5. Įveskite susitikimo pavadinimą lauke Pridėti pavadinimą.

   

6. Lauke Pridėti būtinų dalyvių įveskite žmonių, kuriems norite gauti pranešimus apie įvykį, vardus. Kai tik pradėsite rašyti, pavadinimai turėtų būti automatiškai rodomi, kad galėtumėte pasirinkti.

   

   Jei norite bendrinti šį kalendoriaus įvykį su žmonėmis, kurie nepriklauso jūsų „Microsoft Teams“grupei arba net nenaudoja „Microsoft Teams“, galite tai padaryti įvesdami visą jų el. pašto adresą, o ne vardą.

   Spustelėkite Pasirenkama, kad pridėtumėte grupės narių, kuriuos norite sužinoti apie susitikimą, bet kurie neturi dalyvauti.

   Sukūrus susitikimą, visoms pakviestoms šalims bus išsiųstas kvietimas susietu el. pašto adresu.

7. Toliau nurodykite susitikimo pradžios ir pabaigos laiką.

   

8. Spustelėkite Nepasikartoja, kad atidarytumėte meniu ir paverstumėte susitikimą įprastu įvykiu, jei jis turi pasikartoti. Pavyzdžiui, galbūt norėsite tą patį susitikimą surengti kiekvieną savaitės dieną, kas savaitę arba kartą per mėnesį.

   

9. Spustelėkite Pridėti kanalą, jei jūsų susitikimas yra skirtas tam tikrai kategorijai jūsų įmonės „Microsoft Teams“sąrankoje. Pavyzdžiui, galbūt norėsite jį įdėti į vadovų kanalą, kad tik tuo kanalu besinaudojantys komandos nariai žinotų, jog vyksta susitikimas.

   

   Jei norite, daugelį šių laukų galite palikti tuščius.

10. Kitas yra Pridėti vietą laukas. Nepaisant pavadinimo, tai iš tikrųjų nėra skirta fizinei vietai nurodyti. Vietoj to, tai skirta pasirinkti prijungtą „Microsoft Teams“kambario sistemą arba konferencinio telefono įrenginį.

    Jei jūsų įmonė nenaudoja tokių įrenginių, jums nereikia jaudintis dėl šio lauko užpildymo.

    

11. Ekrano apačioje esančiame dideliame lauke įveskite išsamią susitikimo lauko informaciją, įveskite susitikimo aprašymą, susitikimo darbotvarkę arba pranešimą dalyviams.

    

12. Galiausiai spustelėkite Siųsti. Taip įvykis bus įtrauktas į jūsų „Microsoft Teams“kalendorių ir bus pakviesti tie, kuriuos pridėjote. Kai jie atsakys, įvykis taip pat bus automatiškai įtrauktas į jų kalendorius.

    

    Jei nieko nepridėjote prie įvykio, vietoje to bus rodomas mygtukas Išsaugoti. Tai tiesiog išsaugos įvykį asmeniniame „Microsoft Teams“kalendoriuje.

Ką veikia „Microsoft Teams“planavimo asistentas?

Planavimo asistento parinktis, kuri rodoma kuriant susitikimą „Microsoft Teams“kompiuteryje, yra alternatyvus būdas sukurti arba redaguoti įvykį. Jame naudojama vaizdesnė vartotojo sąsaja, kuri rodo parinktis kairėje ekrano pusėje ir leidžia pele pasirinkti laikotarpį, kuris automatiškai atlieka tvarkaraščio pakeitimus.

Tikrasis planavimo asistento pranašumas yra tai, kaip jis rodo visus grupės narių tvarkaraščius. Tai leidžia lengvai pamatyti, kuriuo metu ir kokiomis dienomis visi yra pasiekiami, ir nebereikia klausti grupės narių, koks laikas jiems tinkamiausias.

Tvarkaraščiai bus rodomi Planavimo asistente tik tuo atveju, jei juos į „Microsoft Teams“įvedė administratorius arba kiti vartotojai. Jei jūsų organizacija nenaudoja „Microsoft Teams“tvarkaraščiams tvarkyti, ši funkcija nebus naudinga.

„Microsoft Teams“planavimo asistentas yra visiškai pasirenkamas įrankis, nors kai kurie gali teikti pirmenybę numatytajai susitikimų kūrimo parinkčiai.

Kaip priimti „Microsoft Teams“kalendoriaus kvietimą

Kai būsite įtrauktas į susitikimą Microsoft Teams kalendoriuje, beveik iš karto turėtumėte gauti kvietimą el. paštu.

Kai gausite šį el. laišką, spustelėkite nuorodą Prisijungti prie Microsoft Teams susitikimo, kad priimtumėte kvietimą. Atsidaro „Microsoft Teams“programa ir įtrauks jus į įvykį. Jei nesate įdiegę Microsoft Teams, būsite paraginti ją įdiegti.

Jei negavote kvietimo, pasitarkite su įvykio kūrėju ir įsitikinkite, kad jie naudojo teisingą el. pašto adresą. Taip pat galbūt norėsite patikrinti šlamšto ar nepageidaujamo pašto aplanką.

Kai kurios el. pašto paslaugos gali paraginti įtraukti šiuos „Microsoft Teams“įvykius prie savo kalendoriaus sistemos. Jei norite, galite tai padaryti, bet vis tiek turėsite spustelėti el. laiške esančią teksto nuorodą, kad priimtumėte kvietimą.

Kaip naudoti „Outlook Teams“įvykių kūrimą ir bendrinimą

Norint naudoti „Microsoft Teams“, reikalinga „Microsoft“paskyra. Paprastai jūsų įmonė ar organizacija jums suteiks naują „Microsoft“paskyrą, kurią galėsite naudoti norint pasiekti „Microsoft Teams“ir įvairias kitas „Microsoft Office“paslaugas.

Su šia „Microsoft“paskyra susietą el. pašto adresą galima naudoti prisijungiant prie „Outlook“, o kadangi ši paskyra taip pat naudojama norint pasiekti „Teams“, kalendoriaus susitikimus galima kurti programoje „Outlook“ir automatiškai sinchronizuoti su „Microsoft Teams“.

Kad tai veiktų, turite naudoti tą pačią „Microsoft“paskyrą, skirtą „Outlook“ir „Microsoft Teams“. Pavyzdžiui, negalite naudoti asmeninės „Outlook“el. pašto paskyros, kad sukurtumėte įvykį darbo „Microsoft Teams“kalendoriuje.

Tai galima padaryti naudojant „Outlook“programas ir žiniatinklio patirtį, o visas procesas yra beveik toks pat, kaip surengtumėte susitikimą „Microsoft Teams“, kaip parodyta aukščiau.

Jei norite pasiekti kalendorių programoje „Outlook“, tiesiog spustelėkite Calendar piktogramą kairiojo meniu apačioje. Kai kalendorius bus atidarytas, spustelėkite dieną, kad pradėtumėte renginio kūrimo procesą.

Jei norite, kad „Outlook“įvykis būtų užregistruotas komandoje, turite suaktyvinti jungiklį šalia Teams meeting, , kurį rasite šalia Ieškokite kambario arba vietos teksto. Jei to nepadarysite, „Microsoft Teams“bendrinamo kalendoriaus funkcija nebus suaktyvinta ir įvykis bus tiesiog pagrindinis „Outlook“kalendoriaus tvarkaraščio įvykis.

Kaip bendrinti kitą kalendorių „Microsoft Teams“

Nors „Microsoft Teams“turi savo įtaisytąją kalendoriaus funkciją, taip pat galima importuoti papildomų kalendorių iš „Outlook“, „Google“ar bet kurios kitos planavimo paslaugos, kuri suteikia kalendoriams bendrinamą žiniatinklio adresą.

Tai gali būti naudinga, jei jūsų komanda naudoja kitą programą ar paslaugą įvykiams tvarkyti už „Microsoft Office“ekosistemos ribų.

Šiame pavyzdyje naudojamas „Google“kalendorius, tačiau procesas yra identiškas kitoms tokioms paslaugoms.

1. Kaip įprastai atidarykite „Google“kalendorių žiniatinklio naršyklėje.

2. Užveskite pelės žymeklį ant kalendoriaus pavadinimo, kad jo pavadinimo dešinėje būtų rodomi trys taškai. Spustelėkite trys taškai, kad atidarytumėte meniu.

   

3. Spustelėkite Nustatymai.

   

4. Spustelėkite žiniatinklio adresą, esantį Viešas šio kalendoriaus URL ir paspauskite Ctrl + V, kad nukopijuotumėte jį į iškarpinę.

   

5. Atidarykite „Microsoft Teams“ir eikite į grupę arba pokalbį, prie kurio norite pridėti kalendorių.

   

6. Ekrano viršuje spustelėkite simbolį +.

   

7. Spustelėkite Svetainė.

   

8. Įklijuokite kalendoriaus adresą į URL lauką.

   

   Taip pat galite pridėti pasirinktinį jo pavadinimą įvesdami Skirtuko pavadinimas lauką ir pažymėdami laukelį šalia kalendoriaus pridėjimo pasirinkite, ar norite įspėti grupę Paskelbkite kanale apie šį skirtuką.

9. Spustelėkite Išsaugoti.

   

   Jūsų kalendorius dabar bus bendrinamas „Microsoft Teams“ir jį galės peržiūrėti visi šiame naujame tinkintame skirtuke.

Kaip redaguoti „Microsoft Teams“susitikimą

Jei norite redaguoti „Microsoft Teams“susitikimą, kurį sukūrėte arba turite prieigą, tereikia jį spustelėti kalendoriuje „Microsoft Teams“programoje ir atlikti atitinkamų laukų pakeitimus.

Galite pridėti arba pašalinti dalyvius, pakeisti laiką ar vietą, taip pat redaguoti įvykio pavadinimą ir aprašą. Tiesiog būtinai spustelėkite Siųsti naujinimą, kai baigsite išsaugoti pakeitimus.

Jei pakeitimai nerodomi jums ar jūsų komandos nariams, pabandykite visiškai uždaryti programą ir atidaryti ją iš naujo.

Taip pat galite redaguoti Teams įvykius programoje Outlook atidarę įvykį kalendoriuje ir spustelėję Redaguoti.