Ką žinoti
- Pirmiausia sutvarkykite duomenis į vieną Excel lapą.
- Toliau programoje Word pasirinkite Laiškai > Pradėti laiškų suliejimą > pasirinkite tipą. Laiškai > Pasirinkite gavėjus > Naudoti esamą sąrašą > Atidarykite lapą.
- Galiausiai sujunkite laukus programoje „Word“, eidami į Mailings > Įterpkite sujungimo lauką. Pasirinkite lauką ir paspauskite Įterpti.
Šiame straipsnyje paaiškinama, kaip naudoti laiškų suliejimo funkciją programose Microsoft Word ir Excel, norint sujungti tekstą iš Word dokumento su duomenų š altinio dokumentu, pvz., skaičiuokle. Šiame straipsnyje pateiktos instrukcijos taikomos Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 ir Word 2010.
Paruoškite duomenis laiškų suliejimui
Word laiškų suliejimo funkcija sklandžiai veikia su duomenimis iš „Excel“. Nors „Word“galite sukurti duomenų š altinį, šių duomenų naudojimo parinktys yra ribotos. Jei skaičiuoklėje turite adresatų sąrašo duomenis, nebūtina iš naujo įvesti informacijos į Word duomenų š altinį.
Galite naudoti bet kurį „Excel“darbalapį naudodami „Word“laiškų suliejimo funkciją be jokio specialaus pasiruošimo. Tačiau norint išvengti klaidų laiškų suliejimo procese, pravartu tvarkyti duomenis skaičiuoklėje.
Prieš pradėdami laiškų suliejimą įsitikinkite, kad visi skaičiuoklės pakeitimai, kuriuos ketinate atlikti, yra atlikti. Kai suliejimas prasidės, atlikus bet kokius pakeitimus gali atsirasti laiškų suliejimo klaidų.
Skaičiuoklės duomenų tvarkymas
Tvarkykite Excel adresų sąrašo duomenis į eilutes ir stulpelius. Kiekvieną eilutę įsivaizduokite kaip vieną įrašą, o kiekvieną stulpelį – kaip lauką, kurį ketinate įterpti į savo dokumentą.
- Sudėkite visus duomenis į vieną lapą: adresų sąrašo duomenys, kuriuos ketinate naudoti laiškų sujungimui, turi būti viename lape. Jei jis paskirstytas keliuose lapuose, sujunkite lapus arba atlikite kelis laiškų suliejimą. Be to, įsitikinkite, kad lapai yra aiškiai pavadinti, nes turite pasirinkti tą, kurį ketinate naudoti, negalėdami jo peržiūrėti.
- Sukurti antraštės eilutę: sukurkite lapo, kurį ketinate naudoti laiškų suliejimui, antraštės eilutę. Antraštės eilutė yra eilutė, kurioje yra etiketės, identifikuojančios duomenis po ja esančiuose langeliuose. Kad „Excel“būtų lengviau atskirti duomenis ir etiketes, naudokite paryškintą tekstą, langelių kraštines ir langelių šešėliavimą, kurie yra unikalūs antraštės eilutei. Be to, įsitikinkite, kad pasirinktos antraštės atitinka sujungimo laukų pavadinimus, todėl bus mažesnė klaidų tikimybė.
- Teisingai suformatuokite skaitinius duomenis: įsitikinkite, kad tokie dalykai kaip gatvių numeriai ir pašto kodai yra tinkamai suformatuoti taip, kaip turėtų pasirodyti, kai laiškų suliejimas bus baigtas. Neteisingas skaičių formatavimas gali sukelti sujungimo klaidų.
Kaip nurodyti laiškų suliejimo gavėjų sąrašą
Štai kaip susieti paruoštą „Excel“darbalapį su adresatų sąrašu su „Word“dokumentu:
-
„Word“atidarykite dokumentą, kurį naudosite kaip laiškų suliejimo šabloną. Tai gali būti naujas arba esamas dokumentas. Pasirinkite Laiškai > Pradėti laiškų suliejimą.
Image -
Pasirinkite sujungimo tipą, kurį norite paleisti. Jūsų parinktys yra
- Laiškai
- El. pašto žinutės
- Vokai
- Laiškai
- Katalogas
Jei norite, taip pat galite naudoti laiškų suliejimo vedlį, kad sukurtumėte laiškų suliejimą. Šiame pavyzdyje atliksime veiksmus, kaip rankiniu būdu sukurti laiškų suliejimą.
-
Tada eikite į Laiškus skirtuką ir pasirinkite Pasirinkti gavėjus > Naudoti esamą sąrašą.
Image - Eikite į ir pasirinkite Excel failą, kurį paruošėte laiškų suliejimui, tada pasirinkite Atidaryti.
-
Jei Word paragins, pasirinkite Sheet1$ > OK.
Jei jūsų „Excel“yra stulpelių antraštės, pažymėkite žymės langelį Pirmoje duomenų eilutėje yra stulpelių antraštės.
Sukurkite arba redaguokite laiškų suliejimo dokumentą
Kai jūsų Excel skaičiuoklė prijungta prie laiškų suliejimo dokumento, kurį kuriate programoje Word, laikas redaguoti savo Word dokumentą.
Šiuo metu negalite keisti duomenų š altinio programoje „Excel“. Norėdami pakeisti duomenis, prieš atidarydami duomenų š altinį programoje Excel, uždarykite dokumentą programoje Word.
Įterpkite sujungimo laukus į savo dokumentą
„Word“pasirinkite Mailings > Įterpti sujungimo lauką, kad informacija iš skaičiuoklės būtų įtraukta į dokumentą. Pasirinkite lauką, kurį norite pridėti (vardas, pavardė, miestas, valstija ar kita), tada pasirinkite Insert.
Peržiūrėti laiškų suliejimo dokumentus
Word neperkelia formatavimo iš duomenų š altinio, kai į dokumentą įterpiami sujungimo laukai. Jei norite taikyti formatavimą, pvz., kursyvą, pusjuodį arba pabrauktą, padarykite tai programoje Word.
Peržiūrėdami dokumentą su laukais, pasirinkite dvigubas rodykles abiejose lauko, kuriame norite pritaikyti formatavimą, pusėse. Peržiūrėdami sujungtus duomenis dokumente, pažymėkite tekstą, kurį norite pakeisti.
Bet kokie formatavimo pakeitimai atliekami visuose sujungtuose dokumentuose, o ne tik sujungimo dokumente, kuriame jį pakeitėte.
Peržiūrėkite sujungtus dokumentus
Jei norite peržiūrėti sujungtus dokumentus, eikite į Laiškai > Peržiūros rezultatai. Šis mygtukas veikia kaip perjungimo jungiklis, taigi, jei norite grįžti prie laukų, o ne juose esančių duomenų peržiūros, paspauskite jį dar kartą.
Peržiūrėkite sujungtus dokumentus naudodami mygtukus skirtuke Laiškai. Jie yra iš kairės į dešinę: Pirmas įrašas, Ankstesnis įrašas, Eiti į įrašą,Kitas įrašas ir Paskutinis įrašas.
Prieš sujungdami dokumentus, peržiūrėkite juos visus arba tiek, kiek galite, kad patikrintumėte, ar viskas sujungta tinkamai. Ypatingą dėmesį atkreipkite į skyrybos ženklus ir tarpus aplink sujungtus duomenis.
Užbaikite laiškų suliejimo dokumentą
Kai būsite pasirengę sujungti dokumentus, turite du pasirinkimus:
- Spausdinti dokumentus: Sujunkite dokumentus su spausdintuvu. Jei pasirinksite šią parinktį, dokumentai siunčiami į spausdintuvą be jokių pakeitimų. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Mailings> Baigti ir sujungti > Spausdinti dokumentus.
- Redaguoti atskirus dokumentus: jei reikia suasmeninti kai kuriuos arba visus dokumentus (alternatyva yra pridėti pastabos lauką suasmenintų pastabų duomenų š altinyje) arba padaryti kitus pakeitimus prieš spausdindami, redaguokite kiekvieną dokumentą atskirai. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Laiškai > Baigti ir sujungti > Redaguoti atskirus dokumentus
Nesvarbu, kurį metodą pasirinksite, jums bus pateiktas dialogo langas, kuriame galite nurodyti Word sujungti visus įrašus, dabartinį įrašą arba įrašų diapazoną. Pasirinkite įrašus, kuriuos norite spausdinti, tada pasirinkite Gerai.
Jei norite sujungti diapazoną, įveskite pradinį ir galutinį įrašų, kuriuos norite įtraukti į sujungimą, skaičių, tada pasirinkite Gerai.
