Kaip naudotis SharePoint

2024 Autorius: Abigail Brown | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-07 19:05

SharePoint yra platforma, skirta bendradarbiauti su kitais komandos ar grupės nariais. Šiame straipsnyje paaiškinsime, kaip sukurti funkcionalias ir bendradarbiaujančias svetaines kolegoms ir draugams, įkelti ir bendrinti dokumentus bei pridėti valdiklių į „SharePoint“svetainės puslapius.

Kaip sukurti SharePoint svetainę

Kad galėsite sukurti svetainę, jums reikės kelių dalykų:

• Prieiga prie „Microsoft 365“verslo paskyros, nes „SharePoint“nėra įtraukta į vartotojų paskyras.
• Administratorius, kuris sukurs jūsų svetainę. Jei nesate administratorius, paprašykite savo administratoriaus sukurti jums svetainę.

Norėdami sukurti SharePoint svetainę:

1. Prisijunkite prie „Microsoft 365“kaip administratorius, tada programų meniu pasirinkite SharePoint.

   

2. Kairėje vertikalioje srityje pasirinkite Puslapis, tada pasirinkite Sukurti svetainę.

3. Dialogo lange pasirinkite Komandos svetainė.

   Bendravimo svetainės pirmiausia naudojamos skelbimams ir kitam turiniui skelbti.

4. Pasirinkite pradinį svetainės dizainą, atitinkantį kitą turinį. Nesijaudinkite: bet kada galėsite pakoreguoti pradinį turinį vėliau.

5. Įveskite išsamią svetainės informaciją, įskaitant pavadinimą ir aprašą.
6. Pasirinkite Baigti, kad užbaigtumėte sąranką. „SharePoint“veikia fone kurdama svetainę ir matysite jos eigą.

Nustatę savo erdvę, iš karto turėsite tam tikrų funkcijų, įskaitant:

• Pokalbiai: privačios pranešimų lentos jūsų grupei.
• Dokumentai: čia galite bendrinti failus ir tikrinti failus.
• OneNote bloknotas: jūsų komandos draugai gali bendradarbiauti su šia OneNote bloknote kurdami ir į puslapius įtraukdami turinį.
• Svetainės puslapiai: tinkinti tinklalapiai jūsų komandai ar grupei.

Kaip naudotis SharePoint dokumentų bibliotekomis

Failų bendrinimas naudojant dokumentų biblioteką yra įprastas SharePoint svetainėse. Dokumentų bibliotekose yra aplankų ir failų, kuriuos galite peržiūrėti ir redaguoti. Norėdami naudoti dokumentų biblioteką:

1. Kairėje vertikalioje srityje pasirinkite Documents.

   

2. Pasirinkite New, kad pridėtumėte naujų elementų, pvz., aplankų arba „Microsoft Office“failų. Arba vilkite ir numeskite kitus failus į esamą bibliotekos aplanką; jie neturi būti „Office“failai.

   

3. Pasirinkite „Microsoft Office“failą, kad atidarytumėte jį atitinkamoje programoje. Pasirinkus ne „Office“failą, atliekamas vienas iš trijų dalykų:

   • Atidaromas peržiūrai, jei jis yra žiniatinkliui pritaikyto formato (pvz., vaizdas arba PDF).
   • Atidaroma atitinkamoje programoje, jei naudojate „Windows“(„Windows“žino, kaip kalbėti su „SharePoint“).
   • Atsisiunčia jį į kompiuterį, kad galėtumėte atidaryti naudodami atitinkamą programą.

   

4. Nors šiuolaikinės žiniatinklio programos leidžia vienu metu redaguoti failą su kolega, vis tiek turite galimybę „patikrinti“failą „SharePoint“, kad kiti negalėtų dirbti su failu, kol su juo dirbate.

   Pasirinkite failą, kurį norite patikrinti, tada išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Check out. Patikrinus failą, niekas negali išsaugoti naujos failo versijos, kol su juo dirbate. Kiti naudotojai vis tiek gali atsisiųsti kopiją ir su ja dirbti, bet jie negali sukurti naujos versijos, kol neišsaugosite jos ir vėl nepatikrėsite.

   

Kaip sukurti SharePoint svetainės puslapius

SharePoint svetainės puslapiai leidžia kurti tinklalapius, kuriuose yra teksto ir grafinės informacijos. „SharePoint“svetainės puslapių ir įprastų svetainės puslapių skirtumas yra tas, kad juos gali peržiūrėti tik prisijungę „SharePoint“komandos nariai. Svetainės puslapiai yra jūsų privatus internetas.

Jei norite sukurti naujus puslapius savo SharePoint svetainėje:

1. Kairėje vertikalioje srityje pasirinkite Puslapiai.

   

2. Pasirinkite Naujas, tada pasirinkite vieną iš puslapių tipų:

   • Wiki puslapis: puslapiai, kuriuose pateikiamos komandos idėjos, politika, gairės, geriausia praktika ir kt. „SharePoint“komanda gali naudoti „Wiki“puslapius, kad pasiektų nuorodas į visų tipų įmonės informaciją.
   • Žiniatinklio dalies puslapis: Iš anksto nustatyti išdėstymai, skirti į savo svetainės puslapius įterpti įvairiausių prietaisų skydelio stiliaus įtaisų.
   • Svetainės puslapis: tušti puslapiai, kuriuos kuriate, pradedant pavadinimu.
   • Nuoroda: pridėkite nuorodą į svetainę.

   

3. Sukūręs puslapis atsidarys, kad galėtumėte redaguoti. Pradėkite suteikdami jam pavadinimą. Papildomas turinys pateikiamas žiniatinklio dalių pavidalu, kurias aptarsime kitame skyriuje.

   

4. Ekrano viršuje dešinėje pasirinkite Publish, kad pakeitimai būtų pasiekiami kolegoms.

   

5. Kairėje vertikalioje srityje pasirinkite Pages, kad peržiūrėtumėte savo puslapius.

6. Jei norite redaguoti esamus puslapius, atidarykite puslapį ir kairiojoje srityje pasirinkite Redaguoti.

   

Kaip pridėti žiniatinklio dalių prie SharePoint puslapių

Viena geriausių SharePoint funkcijų yra žiniatinklio dalis arba valdiklis (-iai). Net jei norite pridėti tik tekstą ir grafinius elementus, pirmiausia turėsite pridėti žiniatinklio dalį, kurioje būtų laikomas turinys. Tinklalapio dalyse gali būti tokių dalykų kaip naujienų kanalai, komandos narių katalogas arba naujausios veiklos svetainėje sąrašai.

Jei sukūrėte puslapį, štai kaip prie jo galite pridėti tinklalapio dalių:

1. Kairėje vertikalioje srityje pasirinkite Puslapiai, tada pasirinkite puslapį, kurį norite redaguoti, ir pasirinkite Redaguoti.

2. Pasirinkite ženklą plus (+), kad pridėtumėte tinklalapio dalių.

   

3. Išskleidžiamajame meniu rodomas galimų žiniatinklio dalių sąrašas. Naršykite visame sąraše arba ieškokite pagal raktinį žodį. Kai pasirenkate žiniatinklio dalį, ji pridedama prie puslapio.

   

4. Konfigūruokite žiniatinklio dalį. Pavyzdžiui, jei pridedate vaizdų galerijos tinklalapio dalį, pasirinkite Pridėti vaizdus, kad pasirinktumėte rodytinas nuotraukas.

   

5. Pasirinkite Paskelbti, kad pakeitimai būtų pasiekiami kolegoms.

Nors pagrindinis puslapis automatiškai sukuriamas už jus, jis vis tiek yra puslapis, kurį galite užpildyti tinklalapio dalimis.

Užduočių programos diegimas ir naudojimas

Viskas tampa įdomi, kai į svetainę pridedate programų. Programos neapsiriboja žiniatinklio dalių funkcijomis ir apima tokius dalykus kaip tinklaraščiai arba tinkintas sąrašas, kuris gali būti nedidelė duomenų bazė.

Pažiūrėsime į užduočių programą, kuri leidžia nustatyti komandos narių užduotis, priskirti užduotis ir stebėti jų atlikimą.

Jei norite pridėti užduočių programą prie savo SharePoint svetainės:

1. SharePoint svetainės pagrindiniame puslapyje pasirinkite New, tada pasirinkite App.

2. Pasirinkite Tasks.

   

3. Kairiajame meniu pasirinkite Svetainės turinys, kad peržiūrėtumėte užduočių programą ir pradėtumėte deleguoti.

   

Kas turėtų naudoti SharePoint?

Dažniausiai įmonių komandos naudoja „SharePoint“. Tačiau yra daug su verslu nesusijusių scenarijų, kai „SharePoint“praverčia, pvz.:

• Sporto komandos gali naudoti kalendorių, kad paskelbtų rungtynių tvarkaraštį, o žaidimų vaizdo įrašams saugoti gali naudoti dokumentų biblioteką.
• Knygų klubai gali skelbti nuorodas į kitos savaitės knygą, o rašymo grupės gali priimti kritiką, pateikimus ir komentarus.
• Savanorių grupės, planuojančios restauravimo projektą, gali sukurti planą su užduotimis ir laiko juosta.
• Apylinkėse, kuriose vyksta išpardavimas, galima skelbti pranešimus apie naujus dalyvius arba nurodyti elementus ir kainas bendrame „Excel“faile dokumentų bibliotekoje.

Aukščiau pateikti scenarijai galimi naudojant kitas programas ir paslaugas, tačiau „SharePoint“viską sujungia į vieną vietą su sąsaja, kurią palaiko „Windows“, „MacOS“ir „Linux“.

Kur atsisiųsti SharePoint

Atsisiųskite „SharePoint“programą, skirtą „Android“, iš „Google Play“arba gaukite „SharePoint“programą, skirtą „iOS“iš „App Store“. Be to, galite naudoti „Microsoft Office“programas, pvz., „Word“, „Excel“ir „PowerPoint“, kad atidarytumėte failus tiesiai iš „SharePoint“, todėl atsisiuntimas ir įkėlimas būtų greitas.