„Excel“neturi reliacinių duomenų bazių programų, pvz., „SQL Server“ir „Microsoft Access“, duomenų valdymo galimybių. Tačiau tai gali būti paprasta duomenų bazė, atitinkanti duomenų valdymo reikalavimus.
„Excel“duomenys tvarkomi naudojant darbalapio eilutes ir stulpelius. Lentelės funkcija leidžia lengvai įvesti, redaguoti ir valdyti duomenis.
Šios instrukcijos taikomos „Excel“2019, 2016, 2013, 2010 ir „Excel“, skirtoms „Microsoft 365“, versijoms.
Duomenų bazės sąlygos: įrašai ir laukai
Duomenų bazė yra susijusios informacijos, saugomos viename ar keliuose kompiuterio failuose, rinkinys. Dažnai duomenys suskirstomi į lenteles taip, kad juos būtų galima lengvai atnaujinti, rūšiuoti, taisyti ir filtruoti.
Paprastoje duomenų bazėje, pvz., „Excel“, visa informacija apie vieną temą yra vienoje lentelėje. Kita vertus, reliacinės duomenų bazės susideda iš daugybės lentelių, kurių kiekvienoje yra informacijos apie skirtingas, bet susijusias temas.
Įrašai
Duomenų bazės terminologijoje įrašas saugo visą informaciją arba duomenis apie vieną konkretų duomenų bazės objektą. Programoje „Excel“kiekviename darbalapio langelyje yra vienas informacijos arba reikšmės elementas.
Laukai
Kiekvienas informacijos elementas duomenų bazės įraše, pvz., telefono numeris arba gatvės numeris, vadinamas lauku. Programoje „Excel“atskiri darbalapio langeliai naudojami kaip laukai, nes kiekviename langelyje gali būti viena informacijos apie objektą dalis.
Laukų pavadinimai
Labai svarbu sutvarkyti duomenų bazę, kad galėtumėte rūšiuoti arba filtruoti duomenis ir rasti konkrečios informacijos. Pridėjus stulpelių antraštes, žinomas kaip laukų pavadinimai, lengviau įvesti duomenis ta pačia tvarka kiekvienam įrašui.
Pavyzdinė duomenų bazė
Aukščiau pateiktame paveikslėlyje kiekvienas mokinys turi atskirą lentelės eilutę, kurioje yra visa turima informacija apie juos.
Kiekvienas langelis iš eilės yra laukas, kuriame yra viena informacijos dalis. Laukų pavadinimai antraštės eilutėje padeda užtikrinti, kad duomenys būtų tvarkomi, nes visi konkrečios temos duomenys, pvz., vardas ir pavardė arba amžius, yra tame pačiame stulpelyje visiems mokiniams.
„Excel“duomenų valdymo įrankiai
Be to, „Microsoft“turi keletą duomenų įrankių, kad būtų lengviau dirbti su didžiuliu duomenų kiekiu, saugomu „Excel“lentelėse, ir padėti išlaikyti jų geros būklės.
Įrašų formos naudojimas
Vienas iš tų įrankių yra duomenų forma. Jį galite naudoti norėdami rasti, redaguoti, įvesti arba ištrinti įrašus lentelėse, kuriose yra iki 32 laukų arba stulpelių.
Numatytojoje formoje yra laukų pavadinimų sąrašas tokia tvarka, kokia jie išdėstyti lentelėje, kad naudotojai teisingai įvestų įrašus. Šalia kiekvieno lauko pavadinimo yra teksto laukelis, skirtas įvesti arba redaguoti atskirus duomenų laukus.
Nors galima kurti pasirinktines formas, dažnai tereikia sukurti ir naudoti numatytąją formą.
Pašalinti pasikartojančius duomenų įrašus
Dažna visų duomenų bazių problema yra duomenų klaidos. Be paprastų rašybos klaidų ar trūkstamų duomenų laukų, susirūpinimą gali kelti pasikartojantys duomenų įrašai, nes didėja duomenų lentelės dydis.
Kitą „Excel“duomenų įrankį galima naudoti norint pašalinti šiuos pasikartojančius įrašus – tikslius arba dalinius dublikatus.
Duomenų rūšiavimas programoje „Excel“
Rūšiavimas reiškia duomenų pertvarkymą pagal konkrečią ypatybę, pvz., lentelės rūšiavimą abėcėlės tvarka pagal pavardes arba chronologiškai nuo seniausio iki jauniausio.
„Excel“rūšiavimo parinktys apima rūšiavimą pagal vieną ar daugiau laukų, pasirinktinį rūšiavimą, pvz., pagal datą arba laiką, ir rūšiavimą pagal eilutes, todėl galima pertvarkyti laukus lentelėje.
