Ką žinoti
- Prieš suskaitmenindami failus, sukurkite aplankus ir poaplankius, kad galėtumėte tvarkyti failus.
- Įsitikinkite, kad skaitytuvas arba spausdintuvas palaiko optinio simbolių atpažinimo (OCR) programinę įrangą ir kad įdiegta OCR programinė įranga.
- Procesas skiriasi priklausomai nuo to, ar dokumentą norite nuskaityti naudodami „Mac“, ar dokumentą sistemoje „Windows“.
Popierinių dokumentų skaitmeninimas gali padėti tvarkyti svarbius dokumentus. Skaitmeninius failus, įskaitant PDF, galima konvertuoti į failus, kuriuose galima ieškoti, naudojant optinio simbolių atpažinimo (OCR) programinę įrangą, kuri paprastai būna su spausdintuvu. Tai reiškia, kad jūsų informacija neužima vietos ir ją lengviau rasti. Be to, skaitmeninius failus galite išsaugoti kompaktiniame diske arba DVD diske, „flash“atmintinėje, internetinėje saugykloje. Štai kaip tvarkyti nuskaitytus dokumentus.
Kaip naudoti skaitytuvą tvarkantis
Štai keli žingsniai, kurių galite imtis norėdami sutvarkyti savo verslą ar namus naudodami skaitytuvą. Kad tai veiktų, jums reikės dokumentų skaitytuvo. Tai nebūtinai turi būti brangu ar prabangu. Jei jo neturite, pradėkite nuo šių nuotraukų skaitytuvų ir dokumentų skaitytuvų apžvalgų, kad gautumėte geriausius pirkinius.
Jei nenorite atskiro skaitytuvo, tai atliks nebrangus daugiafunkcis spausdintuvas.
-
Peržiūrėkite dokumentus ir nuspręskite, ką galite skaitmeninti ir ką galite saugiai išmesti.
Tai tikriausiai užtruks. Jei reikia, dirbkite mažais žingsniais.
-
Prieš suskaitmenindami failus, sukurkite aplankus ir poaplankius failams saugoti. Pagalvokite apie jums reikalingas kategorijas ir kiekvienai nustatykite aplanką. Kreditinės kortelės kvitus sudėkite į vieną aplanką, automobilio draudimo dokumentus į kitą. Telefono sąskaitas, bakalėjos kvitus, namų remonto sąskaitas ir t.t. galima sudėti į atskirus aplankus. Kiekviename aplanke sukurkite poaplankius kiekvieniems metams (arba mėnesiui). Lengviau pradėti nuo organizuotos sistemos ir pridėti naujų dokumentų į tinkamą failą, nei pertvarkyti sistemą kiekvieną kartą, kai nuskaitomas naujas kvitas.
Jei norite sukurti naują aplanką sistemoje Windows, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite darbalaukį ir pasirinkite New > Aplankas Pakartokite šį veiksmą būdami naujoje aplanką, kad sukurtumėte poaplankį. Norėdami sukurti naują aplanką „Mac“, pasirinkite File > New Folder arba paspauskite Shift+ Command +N
-
Įsitikinkite, kad skaitytuvas arba spausdintuvas buvo su optinio simbolių atpažinimo (OCR) programine įranga. Tai leidžia nuskaityti dokumentus į PDF formatą ir redaguoti failus. Yra didelė tikimybė, kad jūsų Windows kompiuteryje bus įdiegta tinkama OCR programinė įranga.
Jei jūsų kompiuteryje neįdiegta OCR programinė įranga, populiarūs yra ABBYY FineReader ir Adobe Acrobat Pro DC.
-
Atėjo laikas nuskaityti dokumentus. Tai, kaip tai darote, priklauso nuo naudojamo skaitytuvo tipo ir programinės įrangos.
Lifewire turi vadovus, kaip nuskaityti dokumentus sistemoje Windows ir Mac.
- Kai baigsite skaitmeninti dokumentus, tvarkykite fizinius dokumentus. Įsitikinkite, kad automatiškai nuskaitote dokumentus kiekvieną kartą, kai gaunate naujus kvitus ar dokumentus. Priešingu atveju popieriai vėl pradės kauptis.
