Nr. laikykitės el. pašto etiketo taisyklių.
Peržiūrėkite savo pranešimą prieš siųsdami
Įvedę gavėjų adresus, sukurdami atitinkamą temos eilutę, parašę savo pranešimą ir pridėję kelis patvirtinamuosius dokumentus, grįžkite ir įsitikinkite, kad viską padarėte teisingai:
- Peržiūrėkite pranešimą. Ar kas nors neaišku? Ar yra gramatinių klaidų ar rašybos klaidų? Ar pasakėte viską, ką norėjote pasakyti?
- Patikrinkite savo š altinius. Ar nuoroda į išorinį š altinį paaiškintų jūsų prasmę? Ar nuoroda padės gavėjui greitai rasti svetainę?
- Pažiūrėkite į gavėjų vardus. Ar pamiršote svarbų asmenį, kuris turi matyti pranešimą? Ar pridėjote ką nors, kuris neturėtų matyti pranešimo?
- Pažiūrėkite į savo adresą. Jei turite daugiau nei vieną, būtinai siųskite pranešimą iš tinkamiausio pranešimo tikslui.
- Nustatykite pranešimo prioritetą. Ar pranešimas turi būti pažymėtas kaip svarbus?
- Pridėkite patvirtinamuosius dokumentus. Ar pamiršote priedus?
Visada neatsakykite visiems
Turėtumėte žinoti, kada ir kada neatsakyti visiems į grupės el. laiškus. Jei visi pradiniame el. laiške (tam, į kurį atsakote) turi žinoti, ką turite pasakyti, naudokite Atsakyti visiems.
Pavyzdžiui, asmuo A jums ir asmeniui B siunčia el. laišką, kad pasiūlytų idėjų, kaip kartu su įmone švęsti jūsų viršininko 10 metų jubiliejų. Jūsų atsakymas yra svarbus ir asmeniui A, ir asmeniui B, todėl naudokite Atsakyti visiems, kad atsakytumėte į abu.
Jei kas nors išsiunčia vakarėlio kvietimą el. paštu jums ir dar 20 draugų, jūsų atsakymas nėra susijęs su kitais el. pašto gavėjais, todėl naudokite Atsakyti, kad atsakymą išsiųstumėte tik pradiniam siuntėjui.
Rašykite veiksmingas temų eilutes
Svarbiausia parašyti gerą el. pašto temą – įsitikinti, kad ji trumpai atspindi jūsų pranešimo esmę. Štai keli pavyzdžiai:
- Pardavimų susitikimas pakeistas į 3:00
- Helovino vakarėlio kvietimas
- Svetainės teksto pataisymai
- Šios savaitės 20 geriausių vaizdo įrašų pasirinkimų
- Išsami jūsų naujos narystės informacija
- Susitikimo patvirtinimas
- Prašymas dėl lėšų rinkimo renginio savanorių
Kad temos eilutės būtų veiksmingesnės, įtraukite veiksmą, kurį norite, kad gavėjai atliktų, pvz.:
- Helovino vakarėlio kvietimas – Atsakykite iki gegužės 11 d.
- Svetainės teksto pataisymai – reikia patvirtinti iki antradienio
Bottom Line
Kai persiųsite el. laišką nuo kito asmens, paaiškinkite naujajam gavėjui, kodėl tai darote ir kokios naudos iš to tikitės. Pavyzdžiui, tarkime, klientas Jay atsiunčia jums klausimą, o jūs nežinote atsakymo. Persiųskite pranešimą savo kolegei Sarai su užrašu: "Sara, Jay nori sužinoti prisijungimo prie mūsų portalo iš savo mobiliojo įrenginio procesą. Daugiau informacijos rasite toliau. Ar galite padėti?"
Paaiškinkite, kodėl CC
Jei kam nors atsiųsite el. laiško kopiją, paaiškinkite pagrindiniam gavėjui, kad tai darote ir kodėl. Pavyzdžiui, tarkime, kad Jenna nori prisijungti prie jūsų knygų klubo, o jūs siunčiate jai informaciją apie tai. Pasirašytumėte knygų klubo vadovei Ann ir parašykite Jennai: „Siūlau mūsų lyderei Anną, kad ji matytų, ką jums siunčiu, ir užpildytų viską, ką galbūt praleidau. Kai naudojate šį procesą, Ann taip pat žino, kodėl ji gauna pranešimo kopiją.
Bottom Line
El. pašto pranešimai gali pasimesti pašte arba šlamšto filtre. Mandagumo sumetimais, ypač su svarbiais pranešimais (pvz., su priedais ar susijusiais su terminais), parašykite trumpą pastabą, kad praneštumėte siuntėjui, kad jo el. laiškas buvo gautas. Pavyzdžiui, jei jūsų viršininkas atsiunčia jums naują projektą, kad galėtumėte dirbti, atsakykite: „Supratau, pradėsiu rytoj“.
Saikiai naudokite akronimus
Ne visi žino kiekvieną akronimą, todėl vartokite kuo mažiau ir tik tada, kai esate tikri, kad gavėjas žino, ką jie reiškia. Yra keletas akronimų, kurie dažniausiai naudojami verslo el. pašto korespondencijoje. Štai keletas:
- ASAP: kuo greičiau
- BTW: Beje
- EOD: Dienos pabaiga
- EOM: pranešimo pabaiga (paprastai naudojama temos eilutėje, nurodant, kad el. laiško teksto nėra, kurį būtų galima sekti)
- EOW: Savaitės pabaiga
- FYI: Jūsų informacijai
- IMO: Mano nuomone
- OOO: ne biure
- Y/N: Taip arba Ne
Bottom Line
Kadangi el. laiške nesuprantate veido išraiškų ir balso tono konteksto, tai nėra tinkama priemonė sarkazmui ar humorui išreikšti, ypač kalbant apie gavėjus, kurių gerai nepažįstate. Išreikškite savo pranešimą paprastai ir tiesiai, bent jau tol, kol geriau pažinsite gavėją. Jei tikrai negalite atsispirti, įtraukite besišypsančią ar besijuokiančią jaustuką, kad parodytumėte, jog juokaujate.
Pasirinkite tinkamą pabaigą
Kartais sunku žinoti, kaip užbaigti el. pašto pranešimą. Štai keli pasiūlymai, pagrįsti situacija:
- Ačiū arba Labai ačiū: Jei prašote paslaugos.
- Meilė arba Apkabinimai: jei gavėjas yra draugas arba šeimos narys.
- Cheers arba Geriausias: jei gavėjas yra atsitiktinis pažįstamas.
- Pagarbiai: jei jūsų pranešimas yra formalus.
- Pagarbiai arba Pagarbiai: jei norite išlaikyti oficialų verslo toną.
